Leitlinien, Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Leitfäden – die schriftlich fixierte Ordnung ist ein wichtiger Bestandteil der Compliance.
Entscheidungen werden getroffen, Vorgaben werden aufsichtskonform gelebt, doch eine fehlende Dokumentation bedeutet oftmals eine Feststellung aufgrund mangelhafter interner Organisation.

Sparkassen und Volksbanken haben lange Zeit Eigenentwicklungen und kompakte Lösungen auf Basis der Groupware HCL Notes/Domino eingesetzt um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Im November 2018 verkündete die Finanz Informatik GmbH & Co. KG auf dem FI Forum das Ende der Groupware für die S-Finanzgruppe.
Bis Dezember 2026 kündigte die Atruvia AG ebenfalls einen Wechsel von HCL Notes/Domino zu Microsoft 365 an.

Für Mailing und bankfachliche Prozesse haben beide IT-Dienstleister eine Datenübernahme über entsprechende Serienmigrationen gewährleistet.
Nach mehreren Jahrzehnten Notes/Domino haben viele Institute auf der Plattform Eigenentwicklungen und Drittanbieterlösungen eingesetzt um diverse Anforderungen zu lösen.
Die einleitend erwähnte schriftlich fixierte Ordnung in Form eines Organisationshandbuchs (OHB) ist eine Herausforderung, die nachfolgend näher betrachtet wird.

Die Entscheidung wie es mit dem OHB weitergeht, wenn die Notes-Kachel wegfällt, beruht auf zwei Aspekten:

• Datenmigration
• Funktionalität

Funktionalität

Im Hinblick auf die Funktionen muss die neue Software folgende Anforderungen umbedingt erfüllen:

1. Steuerung der Zugriffsrechte auf Ebene der einzelnen Dokumente
2. Automatische Wiedervorlage, mit Aufforderung an die Verantwortlichen das Dokument einer regelmäßigen Prüfung zu unterziehen
3. Verknüpfung der Anweisungen mit der Geschäftsprozesslandkarte und der eingesetzten Infrastruktur
4. Flexible Workflowgestaltung zur Steuerung, welche Fachbereiche bei Neuanlage / Änderung eines Dokumentes eingebunden werden müssen – Stichwort: Bedingte Einbindung je Workflowschritt
5. Webeditor mit umfangreichen und gewohnten Formatierungsmöglichkeiten

Im Vertrieb sichern viele Anbieter zu, dass Ihre Lösung das beste Organisationshandbuch bietet. Doch in der Praxis zeigt sich oft, dass insbesondere die letzten beiden Anforderungen im Vergleich mit bisherigen Möglichkeiten unzureichend sind.
Grundlegende Formatierungen zum hervorheben von Text stehen im Regelfall bereit. Doch weitergehende Möglichkeiten, von eingebetteten Anhängen über Texteinzug und Textausrichtung, Tabellen bis hin zu Abschnitten fehlen oftmals.
Die Definition von verschiedenen Überschriften mit automatischer Übernahme in ein Inhaltsverzeichnis stellt eine Erleichterung bei der Navigation durchs Handbuch dar, fehlt aber oftmals gänzlich.

Nachvollziehbar, dass Fachbereiche hier gewohnte Funktionen vermissen.

In Zeiten knapper Zeit- und Personalressourcen sind aufwändige Umschulungen hier nicht der richtige Weg.
Während HCL Notes über Jahrzehnte weiterentwickelt wurde um die entsprechende Funktionalität per Fat-Client bereitzustellen, müssen Web-Anwendungen bei der Funktionalität mit heterogenen Techniklandschaften zurecht kommen.
Anbieter müssen somit entscheiden, wie die benötigten Formatierungsmöglichkeiten schaffen – eine klassische Make or Buy Situation. Entweder ein Editor muss aufwendig entwickelt und gepflegt werden, oder eine Editor-Komponente muss eingekauft und integriert werden. Editoren, die dem Funktionsumfang der Richtextfelder von HCL Notes/Domino gerecht werden sind selten und teuer. Dies spiegelt sich im höheren Preis für die Nutzung entsprechender Lösungen.

Datenmigration

Nur mit Blick auf die Geschäftsprozesse für IT-Berechtigungsmanagement, Drittparteien- und Auslagerungsmanagement, IT-Administration und Releasemanagement entstehen mindestens 24 Anweisungen in der schriftlich fixierten Ordnung.
Über die gesamte Prozesslandkarte entstehen so mehrere hundert Dokumente. Umfangreiche Formatierungen helfen bei der Orientierung im Bestand und wiederholte Prüfungen stellen eine ausgereifte Qualität und Aktualität sicher.

Der Umstieg auf eine neue Lösung darf ein Institut nicht mehrere Monate oder gar über ein Jahr beschäftigen. Die Daten der bisherigen HCL Notes Datenbank müssen in eine Web-Anwendung.
Eine manuelle Übertragung oder ein Neu-Aufbau sind daher ausgeschlossen. Der Anbieter der Nachfolgelösung muss eine technische Datenmigration anbieten, die in der Lage ist, auch komplexe Dokumente automatisch zu migrieren.

Künstliche Intelligenz

Generative KI kann bei der Formulierung von Inhalten unterstützen. Large Language Modelle, wie beispielsweise ChatGPT, können beim Auslesen und Zusammenfassen der Inhalte helfen, wobei die Risiken von Halluzinationen hier insbesondere bei kritischen bankfachlichen Abläufen nicht unterschätzt werden sollten. Eine solide Datenstruktur mit klarer Inhaltsdefinition aus bestehenden Dokumenten unterstützt dabei nicht nur den menschlichen Leser. Gerade die größeren KI-Modelle nutzen die Vorteile einer klaren Inhaltsstruktur zur Ausgabe besserer Informationen.

Zusammenfassend gilt somit: Die Pflege des Organisationshandbuchs ist ein zentraler Baustein der Organisation. Die Wahl der richtigen Lösung ist wichtig. Migration, Mitarbeiterfreundlichkeit, fachliche und technische Möglichkeiten sollten hierbei um Fokus stehen um zukunftssicher aufgestellt zu sein.

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