Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung Allgemein

• Abbildung
  • eines ganzheitlichen anwendungsübergreifendes Soll-Rollenkonzepts
  • von operativen Prozessen (Personalveränderungen)
  • von terminbezogene Rezertifizierungen der vergebenen Berechtigungen
  • von Soll-Ist-Abgleichen (Vergleich IST- und SOLL-Berechtigungen)

Benutzerverwaltung

Definition eines ganzheitlichen Soll-Rollenkonzeptes

• Vergabe von Berechtigungen an
• Paket (Institut)
• Paket (fachlich)
• Paket (organisatorisch)
• Stellen
• Organisationseinheiten
• Mitarbeiter

Personalveränderungsprozesse mit zu definierenden Genehmigungsworkflow. (Operative Prozesse)

• Neuanlage
• Versetzung
• Namensänderung
• Längerfristige Abwesenheit
• Wiedereintritt
• Austritt

Beantragung mitarbeiterbezogene Berechtigungen

• mögliche Einstiegspunkte
  • Mitarbeiter beantragt eigene Berechtigungen (über den direkten Vorgesetzten)
  • Vorgesetzter beantragt für eine zugeordneten Mitarbeiter
  • ‚zentrale Personen‘ können für alle, unabhängig eines Vorgesetztenverhältnisses, (außer sich selbst) Berechtigungen beantragen

Administrative/Gestaltende Prozesse

• Pflege des SOLL-Rollen-Konzeptes (Neuanlage / Änderung / Archivierung)
  • Paket
  • Stelle
  • Organisationseinheit
• Pflege Berechtigungsstruktur innerhalb eines Berechtigungskonzeptes (Anwendung) (Neuanlage / Änderung / Archivierung)
  • Kompetenz
  • Profil
  • Rolle
  • Rollengruppe
• Abhängigkeiten-/Sperrungen ermöglichen die Definition von Zusammenhängen.
  • technische Abhängigkeit von Berechtigungen (anwendungsübergreifend)
  • faktische Abhängigkeiten (Gruppenverschachtelungen)
  • konkurrierende Rechteverknüpfungen (SoD)

Anzeige der Benutzerrechte nach Herkunft

• Profil (Einzelberechtigungen)
• Paket
• Stelle
• Organisationseinheit
• Abhängigkeit
• Kompetenzen über ein Profil

Überwachung von Belehrungen (Compliance, Datenschutz, Geldwäsche, etc.) bzw. Einsatz von Quittungen

• Die Funktion Belehrung ermöglicht die Abbildung und terminierte Wiedervorlage Belehrungen. Dabei können auf Basis von Textbausteinen Dokumente generiert und den Bearbeiter (ggfs. betroffenen Benutzern) vorgelegt werden.
• Über die Quittungsfunktion kann der Mitarbeiter über die durchgeführte Belehrung mit dem entsprechenden Belehrungstext informiert werden; diese müssen von dem Mitarbeiter elektronisch quittiert werden
• Weiterhin kann über die Quittungsfunktion über Zuweisung von bestimmten Berechtigungen mit eigenen Hinweistexte informiert werden (z.B. Admin-Berechtigungen, kritische Berechtigungen; Überlassungsvereinbarungen u.s.w.)

Aufgaben zur Abbildung des Personallaufzettels

• Aufgaben sind Aktionen, welche ein entsprechender Aufgabenempfänger zusätzlich erledigen muss.
• In der Regel handelt es sich um die Tätigkeiten aus dem Personallaufzettel.
• Möglichkeit von Folgeaufgaben ist möglich

Funktion SoD Matrix (Funktionstrennung)

• Die Funktionstrennung ist die organisatorische Trennung zwischen Elementen der Organisationsstruktur zur Vermeidung von Interessenskonflikten.
• Im Kontext der Funktionstrennung sind Funktionen bestimmte Elemente der Organisationsstruktur (z.B. Organisationseinheiten, Stellen) oder übergreifende Kategorisierungen dieser (z.B. Unternehmensbereiche).
• Funktionen sind eine Zusammenfassung gleichartiger Aufgabenträger. Die Funktionen eines Unternehmens werden im Regelfall aus der Prozesslandkarte (d.h. den Geschäftsprozessen) abgeleitet.
• Hierbei liegt der Fokus jedoch nicht auf jeder einzelnen Tätigkeit (i.d.R. Stellen) sondern auf gleichartigen Tätigkeiten (z.B. kontrollierende Stellen). Für die Funktionstrennung sind inbesondere Funktionen/Tätigkeiten die nicht mit einander vereinbar sind von Bedeutung.

Schreibende Schnittstellen

• HCL Domino
• Windows/Active Directory
• M365 Teams

Auslieferung des Moduls Benutzerverwaltung mit Abbildung von Benutzern und deren Berechtigungen aus Anwendungen/Paketen/Stellen/Berechtigungsanträgen (interne Datenaufbereitung notwendig)

Rezertifizierung

• Terminierte und regelmäßige Prüfungen von vergebenen Benutzerberechtigungen durch direkten oder definierten rezertifizierenden Vorgesetzten.
• Hier kann einmal aus der Sichtweise des Vorgesetzten die Rezertifizierung definiert werden
• Möglich ist auch die Rezertifizierung aus Sicht des Rechteverantwortlichen zu definieren, der die Zuweisung der Rechte zum Soll-Rollenkonzept überprüft
• Über Positiv- und Negativlisten ist es möglich, gezielt Berechtigungskonzepte und/oder Abteilungen zu ‚rezertifizieren‘.
• Falsche Berechtigungen können elektronisch beanstandet und an eine definierte administrative Instanz zur Korrektur übergeben werden.
• Der komplette Vorgang wird protokolliert und archiviert.

Soll-/Ist-Abgleich

• Terminierte und regelmäßige Vergleiche der IST-Berechtigungen aus Live-Systemen und SOLL-Berechtigungen aus Benutzerverwaltung durch die Verantwortlichen.
• Falsch vergebene Berechtigungen können elektronisch beanstandet und an eine definierte administrative Instanz zur Korrektur übergeben werden.
• Der komplette Vorgang wird protokolliert und archiviert.
• Ein direkter Import der Berechtigungen aus HCL Domino, Windows/Active Directory, M365 Teams ist möglich, falls konfiguriert

Auslieferung des Moduls: Vorkonfiguriert mit Anwendungen der S-Finanzgruppe und des genossenschaftlichen Finanzverbundes (Aktuell 137 Anwendungen)

Weitere Funktionen:

• Workflowbasierte Funktionen: für jeden Prozess gibt es individuell gestaltbare Workflows
• Umfangreiche Filtermöglichkeiten (inkl. Bedingungen)
• Zahlreiche Standard-/ Vorgabe-Auswertungen, individuell anpassbar
• Zahlreiche Importmöglichkeiten zu Neuanlagen/Änderungen/Archivierungen
• Umfassende Hilfedokumente, inkl. Handouts und Lehrvideos
• Möglichkeit zur Verbindung von Berechtigungskonzepten zu Geschäftsprozessen
  Verknüpfungen zu Geschäftsprozessen (Kritikalität) in Rezertifizierungskonfiguration möglich