• Ausschreiben von Schulungen und Veranstaltungen
  • Festlegung der Teilnehmerzahl
  • Anmeldeschluss
  • Genehmigung durch Vorgesetzten bei An- und Abmeldung (optional)
  • Zugriffsbeschränkung auf eine Veranstaltung (optional)
  • Mail-Benachrichtigung bei Ausschreibung (optional)
  • Zusätzliche Angaben möglich (z.B.: Unterkunft, Verpflegung gewünscht?)
  • Mail-Benachrichtigung an die Teilnehmer bei Absage einer Veranstaltung (optional)
  • Kopierfunktion: Falls Sie gleiche Veranstaltungen an verschiedenen Terminen veröffentlichen wollen
  • Auswertungsfunktion: Teilnehmerliste
  • Info-Mails an alle angemeldeten Personen einer Veranstaltung, nachrichtlich an Vorgesetzten — das entsprechende Mail erscheint zu Dokumentationszwecken unter der jeweiligen Veranstaltung
  • Funktion „Statistik“
    • rufen Sie für jede Veranstaltung aktuelle Informationen bzgl. der Anmeldungen auf

• An- und Abmeldung
  • Überprüfung, ob Anmeldeschluss überschritten ist und ob maximale Teilnehmerzahl erreicht ist
  • Bei Abmeldung eines Teilnehmers Mailbenachrichtigung an den Verantwortlichen (optional)
  • Möglichkeit der Fremdanmeldung (Beispiel: Vorgesetzter erstellt Anmeldung für einen Mitarbeiter, falls dieser verhindert ist)

• Warteschleife
  • Wenn sich eine Person zu einer bereits ausgebuchten Veranstaltung anmelden will, dann wird diese Person in eine Warteschleife gesetzt
  • Wird ein Platz frei, kann automatisch eine Mail-Benachrichtigung an die erste Person in der Warteschleife erfolgen (optional)
  • Erstellen Sie über die Funktion Kopie eine weitere Veranstaltung für die Personen einer Warteschleife – diese werden automatisch in das Feld „Mail-Benachrichtigung“ gesetzt

• Import externer Veranstaltungen
  • über eine Importfunktion können Veranstaltungen/Seminare aus einer beliebigen externen Notes-DB in den bit-EventPlaner importiert und dort veröffentlicht werden
  • auf diese Weise können Sie Ihre hausinternen Veranstaltungen sowie externe Seminare/Veranstaltungen an zentraler Stelle veröffentlichen

• Archivierung
  • Archivieren Sie Veranstaltungen und die zugehörigen Anmeldungen/Info-Mails, die nicht mehr relevant sind
  • Hierbei wird geprüft, ob die Veranstaltung bereits in der Vergangenheit liegt bzw. abgesagt wurde – ansonsten ist eine Archivierung nicht möglich

• Konfiguration
  • Über das Konfigurationsdokument können folgende Funktionen gesteuert werden:
    • Importfunktion
    • nahezu der komplette Mailversand der Anwendung
    • Anbindung an Orga-DB „Uni-Ctrl.nsf“ (hier kann der Vorgesetzte sowie die Personalnummer gezogen werden)
    • Funktion „Warteschleife“
    • Anbindung an die Hilfe-DB
    • Eintrag in persönlichen Kalender bei Anmeldung, Löschung der Einträge bei Abmeldung

•  Auswertungsfunktion
  • Erstellung von Auswertungen für Veranstaltungen und Anmeldungen in verschiedenen Ausgabeformaten (Excel, HTML, PDF und CSV)
  • Zeitgesteuerte Auswertung: Auswertungen werden automatisch erstellt und an vorgegebenem Speicherort hinterlegt oder per Mail versendet

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