- Ausschreiben von Schulungen und Veranstaltungen
- Festlegung der Teilnehmerzahl
- Anmeldeschluss
- Genehmigung durch Vorgesetzten bei An- und Abmeldung (optional)
- Zugriffsbeschränkung auf eine Veranstaltung (optional)
- Mail-Benachrichtigung bei Ausschreibung (optional)
- Zusätzliche Angaben möglich (z.B.: Unterkunft, Verpflegung gewünscht?)
- Mail-Benachrichtigung an die Teilnehmer bei Absage einer Veranstaltung (optional)
- Kopierfunktion: Falls Sie gleiche Veranstaltungen an verschiedenen Terminen veröffentlichen wollen
- Auswertungsfunktion: Teilnehmerliste
- Info-Mails an alle angemeldeten Personen einer Veranstaltung, nachrichtlich an Vorgesetzten — das entsprechende Mail erscheint zu Dokumentationszwecken unter der jeweiligen Veranstaltung
- Funktion „Statistik“
- rufen Sie für jede Veranstaltung aktuelle Informationen bzgl. der Anmeldungen auf
- An- und Abmeldung
- Überprüfung, ob Anmeldeschluss überschritten ist und ob maximale Teilnehmerzahl erreicht ist
- Bei Abmeldung eines Teilnehmers Mailbenachrichtigung an den Verantwortlichen (optional)
- Möglichkeit der Fremdanmeldung (Beispiel: Vorgesetzter erstellt Anmeldung für einen Mitarbeiter, falls dieser verhindert ist)
- Warteschleife
- Wenn sich eine Person zu einer bereits ausgebuchten Veranstaltung anmelden will, dann wird diese Person in eine Warteschleife gesetzt
- Wird ein Platz frei, kann automatisch eine Mail-Benachrichtigung an die erste Person in der Warteschleife erfolgen (optional)
- Erstellen Sie über die Funktion Kopie eine weitere Veranstaltung für die Personen einer Warteschleife – diese werden automatisch in das Feld „Mail-Benachrichtigung“ gesetzt
- Import externer Veranstaltungen
- über eine Importfunktion können Veranstaltungen/Seminare aus einer beliebigen externen Notes-DB in den bit-EventPlaner importiert und dort veröffentlicht werden
- auf diese Weise können Sie Ihre hausinternen Veranstaltungen sowie externe Seminare/Veranstaltungen an zentraler Stelle veröffentlichen
- Archivierung
- Archivieren Sie Veranstaltungen und die zugehörigen Anmeldungen/Info-Mails, die nicht mehr relevant sind
- Hierbei wird geprüft, ob die Veranstaltung bereits in der Vergangenheit liegt bzw. abgesagt wurde – ansonsten ist eine Archivierung nicht möglich
- Konfiguration
- Über das Konfigurationsdokument können folgende Funktionen gesteuert werden:
- Importfunktion
- nahezu der komplette Mailversand der Anwendung
- Anbindung an Orga-DB „Uni-Ctrl.nsf“ (hier kann der Vorgesetzte sowie die Personalnummer gezogen werden)
- Funktion „Warteschleife“
- Anbindung an die Hilfe-DB
- Eintrag in persönlichen Kalender bei Anmeldung, Löschung der Einträge bei Abmeldung
- Auswertungsfunktion
- Erstellung von Auswertungen für Veranstaltungen und Anmeldungen in verschiedenen Ausgabeformaten (Excel, HTML, PDF und CSV)
- Zeitgesteuerte Auswertung: Auswertungen werden automatisch erstellt und an vorgegebenem Speicherort hinterlegt oder per Mail versendet
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