bit-MaGIC Releases 2015

10.11.2015 – Version 3.6

Änderungen

1. Änderung der Funktion „Dokument ersetzen“.
Es besteht nun die Möglichkeit, in der Konfiguration einzustellen, dass auch der technisch Verantwortliche Verträge ersetzen kann.
Die Grundvoreinstellung bleibt aber beim fachlich Verantwortlichen. Der technische Verantwortliche kann aber nun optional mit aufgeführt werden.

2. Anpassung der Konfiguration „Import“. Die Spaltennummern in der Konfiguration für den Import der Verträge sind nun so voreingestellt wie bei der Importtabelle.

3. Änderung des Agentennamen „Übersicht Tabellen erstellen“. Der Agentenname wurde abgeändert auf „Aktualisierung der Kapitelübersicht“.

4. Anpassung der Druckmaske für das Gesprächsprotokoll. Das Druckbild wurde dahingehend angepasst, dass das Gesprächsprotokoll, wenn gewünscht, in tabellarischer Form ausgedruckt werden kann.

5. Rückgabe in parallelen Schritten in der Workflow ist nun möglich.

Fixes

1. Fehlermeldung nach Import von Verträgen. Die Fehlermeldung wird nun nicht mehr angezeigt. Es erscheint der Hinweis, dass die Verträge nacherfasst werden müssen.

2. Falsche QuerySave-Validierung wegen zweistelligem Jahrformat in Windows. Das Problem mit der Datumsübertragung ist behoben worden.

3. Problem mit Überspringen von Dokumenten im Agent „Veröffentlichungs-Meldung“ ist nun behoben.

4. Freigabe der Risikoanalyse. Es wird nun beim Ersetzen der Risikoanalyse die für die Freigabe zuständige Person immer aus dem Vertragsdokument übernommen.

5. Die neu zu erstellende Kategorie wird nun automatisch im „Bearbeitungsmodus“ geöffnet (kein Doppelklick nötig)

Neuerungen

1. Auswertung von Begleitdokumenten. Es besteht nun die Möglichkeit, auch für Begleitdokumente eine Auswertung durchzuführen.

2. Es wurden neue Vorlagen in die Anwendung integriert. Diese sind zu sehen in den eigenen Vorlagen.

3. Mailvorlagen in der Anwendung. Arbeiten mit individuellen Texten, zusätzlich Verwendung von Platzhaltern analog zu bit-Benutzerverwaltung. Folgende Mailarten wurden hinzugefügt:
Wiedervorlage Eskalation
Ablaufmail Eskalation
Erinnerung an Kündigungstermin Eskalation
Aufforderung von Lesebestätigung nachträglich

4. Management der Vertragsgestaltung. In der allgemeinen Konfiguration können nun in der Vertragsverwaltung einzelne Reiter ausgeblendet werden und neue Reiter eingeblendet werden

Freigabe
bit-MaGIC 3.6 ist freigegeben unter IBM Notes/Domino 8.5.2 oder höher und IBM Notes/Domino 9.0.1 FP2 oder höher

 

17.08.2015 – Version 3.5 Build 1.0

Änderungen:

  1. In der Auswertung ist nun die Ausgabe in einer PDF-Datei möglich
    – Man kann nun in 4 verschiedenen Formaten die Auswertung anzeigen lassen (csv, HTML, Excel und PDF)
  2. Die SLA-Parameter sind um den Punkt „Qualität“ erweitert worden
    – Man kann nun auch den Punkt „Qualität“ bewerten, mit der Gewichtung (Hoch, mittel, niedrig)
  3. Bei der Funktion „Workflow-Austausch“ werden nun die Eskalationsstufen mit berücksichtigt
  4. Bei der Funktion „Workflow-Austausch“ darf man den Dateinamen beim Export abändern

Fixes:

  1. Bei der Erfassung eines allgemeinen Vertrages gab es in der Maske „Stammdaten“ die Felder „Inhalt der Auslagerung“ und  „Beschreibung der Auslagerung“.
    – Diese wurden geändert in „Inhalt des Vertrages“ und „Beschreibung des Vertrages“
  2. Workaround zum Problem mit dem Agent „Veröffentlichungs-Meldung“:
    – Es wird eine zusätzliche Schleife in den Agent eingebaut, die alle Dokumente namentlich ins Log-Dokument einträgt, wenn noch keines davon geändert wurde.
    -> Das bringt die Möglichkeit, „verlorene“ Dokumente später sicher zu identifizieren.
    – Die Anzahl der abgearbeiteten Dokumente wird mit der Ursprungszahl verglichen und falls beide Zahlen nicht gleich sind, wird eine Fehlermeldung produziert.
  3. Das Feld „Vertrags-ID“ in der Vertragsmaske des Reiters „Betriebswirtschaftliche Kennziffern“ wird nun immer automatisch generiert
    – bislang wurde bei neu erstellten Dokumenten der Inhalt des Feldes „Referenz-Nr“ übernommen, und dieser kann geändert werden, was beim Feld „Vertrags-ID“ nicht erlaubt ist.
    – Das hatte eine Fehlermeldung produziert, weil es nicht der automatisch generierten Vertrags-ID entsprach.

Neuerungen:

  1. Der Archivbereich ist um den Gliederpunkt „Vertragsverwaltung / Alle Verträge“ erweitert worden
    – man hat nun die Möglichkeit, sich alle archivierten Verträge anzeigen zu lassen
    – man kann auch die Sortierfunktion benutzen für „Vertragsbeginn“ und „Vertragsende“
  2. Gliederung  „Auswertungen “ wurde um den Punkt „Periodische“ erweitert
  3. Neue Auswertungsvorlagen sind vorhanden
    – eine neue Auswertung für die Risikobeurteilung der ADV mit  folgenden Daten: Auslagerungsunternehmen, Fachabteilung, Ablaufdatum, Endergebnis, Votum
    – eine neue Auswertung für alle aktiven Verträge eines bestimmten Vertragstyps mit folgenden Daten: Vertragspartner, Adresse des Vertragspartners, Vertragstitel
    – in der Vorlage wurde als Beispiel der Vertragstyp „Lizenz- und Wartungsvertrag“ genommen
  4. Spaltensortierung bei der Ansicht „Alle Verträge“ in der Gliederung „Vertragsverwaltung“ ist nun möglich
    – Man hat nun die Möglichkeit, die Verträge nach Vertragsbeginn, Vertragsende und Status zu sortieren.

 

03.03.2015 – Version 3.5

Änderungen:
1. Anpassung Veröffentlichungsdatum/Ablaufdatum

  • Wenn zur Zeit der manuellen Veröffentlichung das voreingestellte Veröffentlichungsdatum bereits überschritten wurde hatte man bislang bei der Veröffentlichung die Möglichkeit, das aktuelle Datum als Veröffentlichungsdatum setzen.
  • Gleichzeitig wurde auch das Ablaufdatum gemäß der Voreinstellung angepasst.
  • Das Ablaufdatum wird jetzt bei einem Vertragsdokument nicht mehr angepasst, bei allen anderen Dokumenten kann man wie beim Veröffentlichungsdatum darüber entscheiden

2. Wiedervorlagezyklen

  • Die möglichen Wiedervorlagezyklen wurden um den Wert „zweimonatlich“ ergänzt

3. Archivierte Dokumente neu zuordnen

  • Archivierte Dokumente konnten bislang nicht in der Baumstruktur neu zugeordnet werden
  • Diese Möglichkeit ist nun gegeben über den nun sichtbaren Knopf „Dokument(e) zuordnen“ im Archiv

4. Änderung der Funktion „Dokument ersetzen“

  • Bislang konnte jeder Anwender, der die Rolle [Ersteller] zugewiesen hatte und im Dokument leseberechtigt war, ein Dokument ersetzen
  • Dies wurde nun eingeschränkt auf alle Personen, die im Feld „Fachliche Verantwortliche“ eingetragen sind

5. Überarbeitung der Löschfunktion für Kategoriedokumente

  • Bislang konnte ein Kategoriedokument auch dann gelöscht werden, wenn darunter noch Dokumente existierten
  • Dies wurde nun per Validierung unterbunden, so dass man Dokumente erst umhängen muss, bevor man eine Kategorie löschen kann

Fixes:
1. SLA-Dokumente

  • Wählte man als SLA-Wert „Berichtslieferung“ und dort dann den Dokumenttyp „Versicherungsnachweis“, so wurde das SLA-Dokument nicht korrekt gespeichert
  • Dies ist nun behoben

2. Validierung der Pflichtwerte bei Verträgen

  • Wurde bislang keine Mindestlaufzeit bei Verträgen angegeben oder das Feld wurde nach Eingabe eines Datums nicht verlassen, so wurde keine automatische Berechnung ausgeführt und ggf. ein kryptischer Validierungsfehler ausgegeben
  • Dies wurde korrigiert, so dass immer nachvollzogen werden kann, dass das Feld nicht korrekt oder gar nicht ausgefüllt wurde

Neuerungen:
1. Ergänzung des Reiters „Compliance-Rechtliche Anforderungen“

  • Der Reiter „Compliance-Rechtliche Anforderungen“ wurde um einen Punkt zur Abfrage des Themas „Terrorismus-Finanzierung“ ergänzt

2. Ergänzung der Kategoriedokumente

  • Kategoriedokumente können ab sofort um einen Wert „Fachlich Verantwortliche“ ergänzt werden
  • Ist dieses Feld gefüllt, so wird der hier enthaltene Wert automatisch in neue Hauptdokumente als fachlich Verantwortliche eingetragen
  • Wurde dieser Wert nachträglich ergänzt und nicht vererbt auf darunterstehende Dokumente, so behalten Dokumente beim Ersetzen den bislang eingetragenen Wert, sonst wird auch hier der neue Wert eingetragen

3. Ergänzung der E-Mail an den/die fachlichen Verantwortlichen bei der manuellen Archivierung um einen optionalen Kommentar
4. Erweiterung der Dokumenthistorie bei E-Mails aus Zuständigkeiten & Pflichten

  • Wird aus dem Reiter Zuständigkeiten & Pflichten heraus eine E-Mail erzeugt, so wird der textliche Inhalt der E-Mail ab sofort in der Dokumenthistorie festgehalten

5. Nachträgliche Änderungen in allen Dokumenten

  • Zusätzlich zu bereits vorhandenen Änderungsmöglichkeiten bei bereits freigegebenen Dokumenten können ab sofort folgende Werte geändert werden, ohne das Dokument ersetzen zu müssen
    • Dokumenttitel

6. Nachträgliche Änderungen in Verträgen

  • Zusätzlich zu bereits vorhandenen Änderungsmöglichkeiten bei bereits freigegebenen Verträgen können ab sofort folgende Werte geändert werden, ohne das Dokument ersetzen zu müssen
    • Fachabteilung
    • Outsourcingbeauftragter der Fachabteilung
    • Zuständige Person zur Freigabe der Risikoanalyse
  • Alle Änderungen werden in der Historie festgehalten

7. Funktion „Auto-Ersetzen“ auch für Risikobeurteilung der ADV

  • Die Funktion zur automatischen Ersetzung eines ablaufenden Dokuments und gleichzeitigem Anstarten des hinterlegten Workflows wurde erweitert auf den Dokumenttyp
    •  Risikobeurteilung der ADV

8. Ergänzung der Auswertungsengine um automatische Auswertungen

  • Die enthaltene Auswertungsengine wurde ergänzt um eine Funktion zur Erzeugung periodischer Auswertungen, die vom Server automatisch erstellt werden
  • Dafür kann im letzten Reiter eines Auswertungsdokuments eine entsprechende Konfiguration vorgenommen werden
  • Ein weiterer Agent ist dafür in der Anwendung implementiert worden, der anschließend aktiviert werden muss
  • Zusätzlich bietet die Auswertungsfunktion nun auch noch das Speichern im Format XLS/XLSX

9. Folgende Ansichten wurden in die Anwendung neu eingebracht bzw. ergänzt

  • Archiv nach Datum: Aufnahme der Spalte „Pfad“
  • Archiv nach Kategorie: Ergänzung des Titels der einzelnen Dokumente um Angabe des Ablaufdatums
  • Informationen nach Ablaufdatum: Aufnahme der Spalte „Pfad“
  • Informationen nach Veröffentlichungsdatum: Aufnahme der Spalte „Pfad“
  • Verträge nach Kündigungsdatum: Zeigt alle Verträge mit entsprechendem Kündigungstermin und weiteren Informationen
  • Persönliche Vorgänge – zu bearbeiten: Aufnahme der Spalte „Workflowart“ (seriell/parallel)

10. Freie Definition des Vorgabewertes „Ablaufdatum“ in Dokumenten

  • Der angezeigte Wert bei einem neuen Dokument kann nun in der Konfiguration vorbestimmt werden

11. Neue Mailvorlage für Mails mit Lesebestätigung

  • Ab sofort können Veröffentlichungsmails, die einen Hinweis auf eine auszulösende Lesebestätigung enthalten sollen, über eine eigene Mailvorlage vordefiniert werden

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