bit-Reisekosten Releases 2008

12.12.2008 – Version 3.2

  • Überarbeitung der Sammelabrechnung und des Workflowmoduls
    • Die Funktionen der Sammelabrechnung und des Workflowmoduls wurden komplett überarbeitet.
    • Dadurch wurde unter anderem eine erhebliche Performanceverbesserung erzielt, sowie die Erweiterbarkeit für zukünftige Funktionalitäten erhöht.
  • Erweiterung der Workflowkonfiguration
    • Die Einstellungen zum Vier-Augen-Prinzip und der Hauptbuchhaltung werden nun im jeweiligen Workflowschritt vorgenommen.
    • Die Reihenfolge von Workflowschritten kann nun über die Aktionen der eingebetteten Ansicht im Workflowdokument direkt verändert werden.
    • Inhalt und Betreff einer beim Weiterleiten und Rückleiten einer Abrechnung generierten Mail können nun im Workflowdokument bestimmt werden. Diese Felder unterstützen die Angabe von Feldern und Formeln.
    • Für einen Workflowschritt können nun ein oder mehrere alternative Mailempfänger bestimmt werden, so z.B. auch eine Mail-In-Datenbank. Ist das Feld leer, werden standardmäßig nun alle Prüfer benachrichtigt
  • Reisearten im Antragswesen
    • Reisearten können nun auch im Antragswesen verwendet werden
    • Ein für das Antragswesen zu verwendender Workflow kann nun in den Reisearten im Administrationsbereich bestimmt werden
    • Eine im Antrag bestimmte Reiseart wird bei Erstellung einer Abrechnung mit in diese übernommen. Enthält die Reiseart eine Kostenstelle oder ein Konto werden diese automatisch für die gesamte Abrechnung übernommen
  • Erweiterung der DTAUS-Konfiguration
    • Die Dateinamen der DTAUS-Datei, des Begleitzettels und der Einzelbelegungsliste können nun frei vergeben werden. Das Schlüsselwort „%DATE%“ in einem angegebenen Dateinamen wird bei Erstellung automatisch durch das aktuelle Datum ersetzt.
  • Link auf Routenplaner im Web
    • Im Antrag und allen Abrechnungen befindet sich nun ein Button, über den ein Routenplaner im Web aufgerufen werden kann. Die URL kann im Konfigurationsdokument bestimmt werden. Dieses Feld unterstützt die Angabe von Feldern und Formeln.
  • Angabe von Feldern und Formeln in gekennzeichneten Feldern
    • Einige Konfigurationsfelder unterstützen nun die Angabe von Feldern und Formeln. Ein Trennzeichen, welches solch eine Angabe in einem Text einleitet und beendet, kann im Konfigurationsdokument bestimmt werden. Felder, die diese Angabe unterstützen, sind mit einem hellblauen „Plus“-Zeichen gesondert gekennzeichnet.
    • Bei der Verwendung dieser Felder werden automatisch alle angegebenen Felder und Formeln mit dem aktuellen Dokument aufgelöst und verwendet.
    • Zur Zeit werden folgende Felder unterstützt:
      • Konfigurationsdokument: Hinweis zur Einreichung von Belegen
      • Konfigurationsdokument: Link zum Routenplaner
      • Workflowdokument: Betreff- und Mailtexte
  • Erweiterung des periodischen Agenten „Operations“
    • Der periodische Agent „DeleteDocs“ wurde in „Operations“ umbenannt und führt nun neben der Operation „Papierkorb leeren“ die zusätzliche Operation „Konflikte prüfen“ aus, worüber die Ansicht der Konfliktdokumente aktualisiert und ein im Konfigurationsdokument festgelegeter Administrator per Mail über vorhandene Konflikte informiert wird
    • Im Konfigurationsdokument gibt es nun den Reiter „Agent“. Hier lässt sich steuern, welche Operationen der periodische Agent ausführen soll
  • Sonstige Änderungen
    • Die Elektronische Überweisung befindet sich nun in der Gliederung im Hauptbereich und nicht mehr im Bereich Aktionen. Der Punkt ist nur mit der Rolle [CreateDTAUS] oder [DBAdmin] und der Einstellung „Konten verwenden“ oder „Elektronische Überweisung“ sichtbar.
    • Die Ansicht „Zur Archivierung“ wurde entfernt. Alle Abrechnungen in der Ansicht zur elektronischen Überweisung können nun über einen zusätzlichen Button gleichzeitig weitergeleitet werden.
    • Wird ein im Auswertungsdokument angegeber Feldname (Ausgabe) in Anführungszeichen angegeben, so erscheint in der Auswertung nicht der Wert des Feldes, sondern der Feldname. Somit ist es z.B. möglich eine Spalte mit „1“ auszugeben, wodurch sich dann die Summe aller Dokumente anzeigen ließe.
    • Zusätzliche Prüfungen bei Konfliktdokumenten:
      • Bei einer DTAUS-Erstellung findet nun eine Prüfung statt, die sicherstellt, dass alle Abrechnungen für die DTAUS-Erstellung ein in der gesamten Reisekosten-Datenbank einzigartiges Aktenzeichen besitzen. Mehrfach vergebene Aktenzeichen können bei Konfliktdokumenten auftreten, welche vorher vom Benutzer bereinigt werden müssen.
      • Bei einer Löschung einer Sammelabrechnung wird nun geprüft, ob es sich bei der Sammelabrechnung um ein Konfliktdokument oder ehemaliges Konfliktdokument handelt, oder ob zu der Sammelabrechnung ein Konfliktdokument existiert. Ist dies der Fall, kann der Benutzer entscheiden, ob vorhandene Einzelabrechnungen automatisch gelöscht werden sollen oder nicht.
      • Wenn eine Sammelabrechnung gespeichert wird, welche sich im Konflikt befindet, werden, neben der automatischen Entfernung des Konflikts durch Notes, alle Einzelabrechnungen an die neue universelle ID der Sammelabrechnung angepasst.

 

21.10.2008 – Version 3.1

  • Erstellung eigener Auswertungen über Auswertungsdokumente. Definieren Sie
    • Bedingungen
    • Ausgabespalten
    • Sortierung
    • Kennzeichnung für einmal ausgewertete Abrechnungen
    • Dateityp (Auswertung in CSV- oder HTML-Datei)
    • und mehr…
  • Berücksichtigung der steuerlichen Relevanz
    • Unterscheidung der Mitarbeiter nach Personen, die den Geldwerten Vorteil selber versteuern müssen bzw. durch den Arbeitgeber versteuert werden
    • Einlesen dieser Information über eine anzubindende Notes-DB
    • Exportmöglichkeit der relevanten Abrechnungen über eigene Auswertungsdokumente
  • Komplett überarbeitete DTAUS-Funktionalität
    • Unterstützung von Erweiterungsteilen, welche die mögliche Länge von Auftraggeber, Überweisungsempfänger und Verwendungszweck erhöhen
    • Separate Pfadvergabe für Begleitzettel und Einzelbelegungsliste
    • Verbesserte Problembehandlung und stabilere Routinen
  • Intelligente Zeitraumangaben
    • Bei der Änderung des Beginndatums wird das Endedatum ggf. automatisch angehoben.
    • Bei der Änderung des Endedatums wird das Beginndatum ggf. automatisch herabgesetzt.
  • Begründung beim Zurückleiten im Workflow wird nun in Historie vermerkt
  • Eine Reise kann nun über mehrere Orte definiert werden
  • Automatische Versionskontrolle erkennt eine über einen Schablonenwechsel neu eingespielte Version für die Ausführung erforderlicher Updates

 

15.07.2008 – Version 3.0

  • Komplette Designänderung angepasst an Notes 6 Look-and-Feel sowie dem Design der bit-Informatik-Anwendungen
  • Benutzer mit der neuen Rolle [ReaderAll] haben lesenden Zugriff auf alle Abrechnungen/Anträge, auch die im Archiv befindlichen
  • Dem zentralen Erfasser ist es nun möglich, Abrechnungen von der Erstellung bis zur Genehmigung/Buchung für eine andere Person komplett zu übernehmen
  • Zusätzlich zum Reisedatum kann für die Auswertung „Geldwerter Vorteil“ nun auch das Datum der DTAUS-Erstellung als Auswahlkriterium angegeben werden
  • Einer Abrechnung kann nun eine benutzerdefinierte Reiseart zugeordnet werden. Diese entscheidet über die der Abrechnung zugeordneten Kostenstelle, Konto und den zu durchlaufenden Workflow
  • Die Uhrzeiten einer Reise sind nicht mehr vorbelegt und müssen an die Reise angepasst werden, um fehlerhafte Reisedaten zu vermeiden
  • Workflowschritte werden im Workflowdokument nun nach ihrer tatsächlichen Reihenfolge dargestellt
  • Der zentrale Erfasser kann nun auch die Kontodaten für den „Abrechnungsinhaber“ erfassen
  • Nach dem Weiterleiten einer Abrechnung sind in der Historie nun alle Bearbeiter des aktuellen Workflowschritts sichtbar. Der Empfänger der Mail wird zusätzlich gekennzeichnet
  • Als Kontonummer und Bankleitzahl werden nur noch numerische Werte akzeptiert.
  • Das Recht „Dokumente löschen“ in der Zugriffskontrollliste ist nun nicht mehr für alle Anwender notwendig. Stattdessen werden im Hintergrund zu löschende Dokumente markiert und in einer speziellen Ansicht gelagert bis diese über den neuen Agenten „DeleteDocs“ oder manuell durch den Administrator entgültig gelöscht werden
  • Für einen Workflowschritt kann nun festgelegt werden, ob der Bearbeiter die Abrechnungsdetails (Angaben des Antragstellers) ändern darf oder nicht
  • Das Drucken von Abrechnungen und Anträgen erfolgt über optimierte Druckmasken
  • Das Konto bestehender Vorschusskonten kann nun auch geändert werden. Das Zuordnen eines Kontos für die gesamte Abrechnung wirkt sich nun auch auf die Vorschusskonten aus
  • Die Performance beim Löschen von Dokumenten wurde optimiert

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