bit-Reisekosten Releases 2010 – bit Informatik GmbH

04.01.2010 – Version 3.5

Ausgewählte Felder in Abrechnungen und Anträgen können nun als Pflichtfelder bestimmt werden
Validierung der Ausschlussfrist der Reisekostenvergütung: Eine Abrechnung lässt sich nur in einem festgelegten Zeitraum nach Beendigung der Dienstreise erstellen

Das Weiterleiten von Abrechnungen und Anträgen an einen nächsten Workflowschritt kann nun in Abhängigkeit bestimmter Bedingungen gesteuert werden, z.B.:
- wenn Abrechnungsbetrag <= 50 €: Antragsteller -> Hauptbuchhaltung
- wenn Abrechnungsbetrag <= 500 €: Antragsteller -> Vorgesetzter -> Hauptbuchhaltung
- wenn Abrechnungsbetrag > 500 €: Antragsteller -> Vorgesetzter -> Vorstand -> Hauptbuchhaltung
Bedingungen können direkt als Formel (Lotus-Notes-Formelsprache) angegeben werden oder über einen Assistenten erstellt werden (Einfache Bedingungen)

In einem Überweisungsdokument werden die betroffenen Abrechnungen der DTAUS-Anweisung aufgeführt und die erzeugten Dateien für jedes Konto nochmals separat abgelegt
Überweisungsdokumente können als zusätzliche Sicherung oder Protokollierung Ihrer DTAUS-Vorgänge verwendet werden.

Bei Verwendung des Antragswesens gibt es jetzt die Möglichkeit, alle genehmigten Reisen mit den persönlichen Kalendern der Benutzer zu synchronisieren
Eine genehmigte Reise, deren Antrag den Workflow abgeschlossen hat, wird in den persönlichen Kalender des Reisenden eingetragen
Eine bereits in den persönlichen Kalender eingetragene Reise, die ohne Abrechnung archiviert wurde, wird aus diesem wieder entfernt

Jede an einer Abrechnung oder einem Antrag beteiligte Person behält weiterhin lesenden Zugriff auf diese
Mit der neuen Rolle [ReaderWF] erhält der Benutzer Zugriff auf alle aktiven Ansichten und Archivansichten

Der Name eines Workflows oder Workflowschritts kann nun geändert werden, ohne dass Verknüpfungen in Abrechnungen oder Anträgen zu diesem Workflow bzw. Workflowschritt verloren gehen
Die Sichtbarkeit eines Workflows kann nun auf einen beliebigen Personenkreis eingeschränkt werden
Ein Workflowdokument kann nun deaktiviert werden und steht somit nicht mehr in Abrechnungen oder Anträgen zur Verfügung
Jeder Workflow enthält nun automatisch den Workflowschritt „Ersteller“, über den bereits vom Ersteller aus der bedingungsabhängige Prozessablauf gesteuert werden kann
Es können nun ohne Einschränkungen Gruppen als Prüfer in einem Workflowschritt verwendet werden
Im Kopf von Abrechnungen und Anträgen lassen sich nun aktuelle Workflowinformationen einblenden

Ersteller von Abrechnungen und Anträgen können nun auch ohne Löschrechte ihre Entwürfe löschen, wenn sich diese noch im Status „Entwurf“ befinden

Alle vier Abrechnungsarten lassen sich nun deaktivieren (Reisekostenabrechnung, Fahrtkostenabrechnung, Quittungsbasierte Reisekostenabrechnung, Sammelabrechnung)
Deaktivierte Abrechnungsarten stehen dem Benutzer bei Erstellung einer neuen Abrechnung nicht mehr als Auswahl zur Verfügung

Die Vorschussverteilung in einer Abrechnung wurde komplett überarbeitet und sollte nun leichter zu bedienen sein
Die Vorschussverteilung steht von nun an auch in der Sammelabrechnung zur Verfügung
Da Vorschüsse immer noch in den jeweiligen Einzelabrechnungen verbucht sind, werden über die Sammelabrechnung erfasste Vorschüsse automatisch den Einzelabrechnungen zugeteilt

Im Zeitraum der Sammelabrechnung integrierte Reisekostenabrechnungen werden in der Ansicht in der Sammelabrechnung im Reiter „Einzelabrechnungen“ nun mit einem blauen Symbol dargestellt.
Im Ausdruck von Sammelabrechnungen ist nun ersichtlich, dass die Angaben von Reisedaten, Tagegeld und Übernachtungskosten für integrierte Reisekostenabrechnungen verwendet werden.
Im Ausdruck von Einzelabrechnungen einer Sammelabrechnung ist nun ersichtlich, ob eine Reisekostenabrechnung im Zeitraum der Sammelabrechnung integriert ist.
Die Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen im Zeitraum einer Sammelabrechnung zu integrieren, lässt sich nun auch im Konfigurationsdokument im Reiter „Allgemein“ für alle Benutzer deaktivieren.

Der periodische Agent „Operations“ lässt sich nun direkt über das Konfigurationsdokument im Reiter „Agent“ konfigurieren und aktivieren
Anträge von bereits archivierten Abrechnungen erhalten nun den separaten Status „Abrechnung archiviert“
Für den Fall, dass die Strecke des Mitfahrers bereits ab Wohnsitz, aber die des Fahrers erst ab Firmensitz abgerechnet wird, wurde die Beschränkung aufgehoben, dass die Strecke des Mitfahrers nicht größer als die des Fahrers sein darf
Bei Erstellung einer Abrechnung wird für die beiden Pflichtfelder Reiseantritts- und Reiseendedatum nicht mehr das heutige Datum vorgegeben, womit der Benutzer in jedem Fall dazu aufgefordert ist, die Angaben an seine tatsächliche Reise anzupassen
Ein zentraler Erfasser hat nun die Möglichkeit, aus allen – auch von anderen Benutzern – abgeschlossenen Anträgen eine Abrechnung zu erfassen
Die Infobenachrichtigung an alle bis zu vier Vorgesetzten bei Genehmigung / Nichtgenehmigung eines Antrags lässt sich nun im entsprechenden Workflowschritt deaktivieren
Wird der Vorgesetzte für die Weiterleitung aus einer Orga-DB bestimmt, aber ist dort nicht angegeben, so wird automatisch der in der Abrechnung angegebene Vorgesetzte verwendet
Wird der gesamten Abrechnung ein Konto oder eine Kostenstelle über eine Reiseart zugeordnet, ist es dem Ersteller der Abrechnung nicht mehr möglich, diese im Reiter „Konten & Kostenstellen“ anzupassen