04.01.2010 – Version 3.5
- Konfigurierbare Validierungen
- Ausgewählte Felder in Abrechnungen und Anträgen können nun als Pflichtfelder bestimmt werden
- Validierung der Ausschlussfrist der Reisekostenvergütung: Eine Abrechnung lässt sich nur in einem festgelegten Zeitraum nach Beendigung der Dienstreise erstellen
- Bedingungsabhängiger Prozessablauf
- Das Weiterleiten von Abrechnungen und Anträgen an einen nächsten Workflowschritt kann nun in Abhängigkeit bestimmter Bedingungen gesteuert werden, z.B.:
- wenn Abrechnungsbetrag <= 50 €: Antragsteller -> Hauptbuchhaltung
- wenn Abrechnungsbetrag <= 500 €: Antragsteller -> Vorgesetzter -> Hauptbuchhaltung
- wenn Abrechnungsbetrag > 500 €: Antragsteller -> Vorgesetzter -> Vorstand -> Hauptbuchhaltung
- Bedingungen können direkt als Formel (Lotus-Notes-Formelsprache) angegeben werden oder über einen Assistenten erstellt werden (Einfache Bedingungen)
- Überweisungsdokumente (DTAUS)
- In einem Überweisungsdokument werden die betroffenen Abrechnungen der DTAUS-Anweisung aufgeführt und die erzeugten Dateien für jedes Konto nochmals separat abgelegt
- Überweisungsdokumente können als zusätzliche Sicherung oder Protokollierung Ihrer DTAUS-Vorgänge verwendet werden.
- Persönliche Kalender synchronisieren
- Bei Verwendung des Antragswesens gibt es jetzt die Möglichkeit, alle genehmigten Reisen mit den persönlichen Kalendern der Benutzer zu synchronisieren
- Eine genehmigte Reise, deren Antrag den Workflow abgeschlossen hat, wird in den persönlichen Kalender des Reisenden eingetragen
- Eine bereits in den persönlichen Kalender eingetragene Reise, die ohne Abrechnung archiviert wurde, wird aus diesem wieder entfernt
- Erweiterung der Uni-Control-Datenbank
- Personendokumente können nun mit dem NAB synchronisiert werden
- Synchronisierte Dokument werden in der Ansicht entsprechend gekennzeichnet
- Erweiterung des lesenden Zugriffs auf Abrechnungen
- Jede an einer Abrechnung oder einem Antrag beteiligte Person behält weiterhin lesenden Zugriff auf diese
- Mit der neuen Rolle [ReaderWF] erhält der Benutzer Zugriff auf alle aktiven Ansichten und Archivansichten
- Erweiterung der Workflowfunktionalität
- Der Name eines Workflows oder Workflowschritts kann nun geändert werden, ohne dass Verknüpfungen in Abrechnungen oder Anträgen zu diesem Workflow bzw. Workflowschritt verloren gehen
- Die Sichtbarkeit eines Workflows kann nun auf einen beliebigen Personenkreis eingeschränkt werden
- Ein Workflowdokument kann nun deaktiviert werden und steht somit nicht mehr in Abrechnungen oder Anträgen zur Verfügung
- Jeder Workflow enthält nun automatisch den Workflowschritt „Ersteller“, über den bereits vom Ersteller aus der bedingungsabhängige Prozessablauf gesteuert werden kann
- Es können nun ohne Einschränkungen Gruppen als Prüfer in einem Workflowschritt verwendet werden
- Im Kopf von Abrechnungen und Anträgen lassen sich nun aktuelle Workflowinformationen einblenden
- Löschen von Entwürfen
- Ersteller von Abrechnungen und Anträgen können nun auch ohne Löschrechte ihre Entwürfe löschen, wenn sich diese noch im Status „Entwurf“ befinden
- Abrechnungsarten deaktivieren
- Alle vier Abrechnungsarten lassen sich nun deaktivieren (Reisekostenabrechnung, Fahrtkostenabrechnung, Quittungsbasierte Reisekostenabrechnung, Sammelabrechnung)
- Deaktivierte Abrechnungsarten stehen dem Benutzer bei Erstellung einer neuen Abrechnung nicht mehr als Auswahl zur Verfügung
- Verbesserte Vorschussverteilung
- Die Vorschussverteilung in einer Abrechnung wurde komplett überarbeitet und sollte nun leichter zu bedienen sein
- Die Vorschussverteilung steht von nun an auch in der Sammelabrechnung zur Verfügung
- Da Vorschüsse immer noch in den jeweiligen Einzelabrechnungen verbucht sind, werden über die Sammelabrechnung erfasste Vorschüsse automatisch den Einzelabrechnungen zugeteilt
- Integration von Abrechnungen im Zeitraum einer Sammelabrechnung
- Im Zeitraum der Sammelabrechnung integrierte Reisekostenabrechnungen werden in der Ansicht in der Sammelabrechnung im Reiter „Einzelabrechnungen“ nun mit einem blauen Symbol dargestellt.
- Im Ausdruck von Sammelabrechnungen ist nun ersichtlich, dass die Angaben von Reisedaten, Tagegeld und Übernachtungskosten für integrierte Reisekostenabrechnungen verwendet werden.
- Im Ausdruck von Einzelabrechnungen einer Sammelabrechnung ist nun ersichtlich, ob eine Reisekostenabrechnung im Zeitraum der Sammelabrechnung integriert ist.
- Die Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen im Zeitraum einer Sammelabrechnung zu integrieren, lässt sich nun auch im Konfigurationsdokument im Reiter „Allgemein“ für alle Benutzer deaktivieren.
- Sonstige Änderungen
- Der periodische Agent „Operations“ lässt sich nun direkt über das Konfigurationsdokument im Reiter „Agent“ konfigurieren und aktivieren
- Anträge von bereits archivierten Abrechnungen erhalten nun den separaten Status „Abrechnung archiviert“
- Für den Fall, dass die Strecke des Mitfahrers bereits ab Wohnsitz, aber die des Fahrers erst ab Firmensitz abgerechnet wird, wurde die Beschränkung aufgehoben, dass die Strecke des Mitfahrers nicht größer als die des Fahrers sein darf
- Bei Erstellung einer Abrechnung wird für die beiden Pflichtfelder Reiseantritts- und Reiseendedatum nicht mehr das heutige Datum vorgegeben, womit der Benutzer in jedem Fall dazu aufgefordert ist, die Angaben an seine tatsächliche Reise anzupassen
- Ein zentraler Erfasser hat nun die Möglichkeit, aus allen – auch von anderen Benutzern – abgeschlossenen Anträgen eine Abrechnung zu erfassen
- Die Infobenachrichtigung an alle bis zu vier Vorgesetzten bei Genehmigung / Nichtgenehmigung eines Antrags lässt sich nun im entsprechenden Workflowschritt deaktivieren
- Wird der Vorgesetzte für die Weiterleitung aus einer Orga-DB bestimmt, aber ist dort nicht angegeben, so wird automatisch der in der Abrechnung angegebene Vorgesetzte verwendet
- Wird der gesamten Abrechnung ein Konto oder eine Kostenstelle über eine Reiseart zugeordnet, ist es dem Ersteller der Abrechnung nicht mehr möglich, diese im Reiter „Konten & Kostenstellen“ anzupassen