28.11.2012 – Version 4.5.2

• Im Konfigurationsdokument gibt es eine neue Einstellung „Softwarekennung zur Suche einer Vorgängerversion verwenden“
  • Diese Einstellung ist standardmäßig auf „ja“ gestellt.
  • Hintergrund: Das Feld Softwarekennung wird von den Kunden unterschiedlich genutzt:
  • Variante 1: Die Softwarekennung wird zur eindeutigen Identifizierung einer Software verwendet
    • Beispiel: Die Programme Office 2000, Office 2003, Office 2007 und Office 2010 werden unter der Softwarekennung „MS Office Produkte“ zusammengefasst
  • Variante 2: Die Softwarekennung wird z.B. für eine Festlegung der Programmart verwendet
    • Beispiel: Festlegung ob FI-Anwendung, Eigenentwicklung, Fremdsoftware,….
  • Kunden, die die Variante 2 verwenden, müssen die Einstellung im Konfigurationsdokument auf „nein“ umstellen, weil sonst bei der Übernahme von Werten aus der Vorgängerversion falsche Werte übernommen werden können.
  • Für die Kunden, die Variante 1 verwenden oder die das Feld Softwarekennung überhaupt nicht verwenden, muss die Einstellung im Konfigurationsdokument nicht geändert werden.

• Behebung der folgenden Fehler im Prozess Programmeinsatzverfahren (OPDV 1/2006), welche nur in bestimmten Konstellationen aufgetreten sind:
  • Ein mit Risikostufe C bewerteter Vorgang hat trotzdem die Schritte Programm- und Einsatzfreigabe durchlaufen.
  • Wenn in den Ausnahmeregelungen im Schritt Anforderung eingestellt wurde, dass der Schritt Programmfreigabe entfallen kann, wurde der Schritt Programmfreigabe trotzdem durchlaufen
  • Der Schritt Abnahme wurde durchlaufen, obwohl er deaktiviert ist
  • Wenn im Schritt Anforderung eine externe Programmfreigabe angehängt wurde, war diese nach Abschluss des Vorgangs nicht im Softwaredokument sichtbar.

•  Bei der Auswertungsfunktion wurden die Vorgabewerte für den Typ „Programmeinsatzverfahren“ erweitert um das Feld „Kurzbeschreibung der Anwendung“.
• Im Prozess Softwarebeschaffung PLUS werden die Felder Kontofunktion, Grundbuchfunktion und Verfahrensdokumentation nur noch validiert, wenn das Feld GoBS auf „relevant“ steht.
• Beim Löschen von Eskalationsstufen wird jetzt die Nummerierung der Eskalationsstufen automatisch angepasst.
• Prozess Ergänzung bestehender Version (Software Update): Das Feld Quellcode wird jetzt in das Softwaredokument übernommen.
• In den Schritten Programm- und Einsatzfreigabe wurden die Schaltflächen „Vorgesetzten auswählen“ so erweitert, dass die ausgewählte Person jetzt auch in den folgenden Schritten lesenden Zugriff auf den Vorgang hat.
• Das Freigabedatum der externen Programmfreigabe wird jetzt auch in das Softwaredokument übernommen.
• Anzeige-Probleme mit den Feldern Vertrag (Anhang) und Wartung (Unterlagen) wurden behoben
• Hardwarebeschaffung: Verlinkung der Info-Dokumente im Schritt Umsetzung wurde korrigiert.

 

11.06.2012 – Version 4.5.1

• Neue Ansicht „Alle (produktiv und historisch) – nach Status“ im Bereich Software
• Wenn aus einer Softwarebeschaffung mit integrierter Programm- und Einsatzfreigabe eine Freigabeerklärung erstellt wird, dann werden jetzt auch die Felder Hersteller und Kurzbeschreibung befüllt.
• Wenn im Workflow-Profil im Sonst-Fall „im Vorgang entscheiden“ eingestellt war, dann war bisher die Profil-Einstellung im Vorgang immer änderbar, auch wenn im Profil „nicht änderbar“ eingestellt war. Durch die Änderung wird nur für den Fall, dass die Bedingung nicht zutrifft, die Profil-Einstellung im Vorgang änderbar sein, ansonsten greift die Einstellung aus dem Profil.
• Schaltfläche „neue Schlüsselwortliste“ wird ausgeblendet.
• Einbindung des Informations-Sicherheitsbeauftragten bei Risikostufe A und B ist nicht mehr Pflicht. Außerdem darf bei Risikostufe A und B der ISB die Mitwirkung verweigern. Auch die Vorgabewerte für „Einbindung ISB“ wurden entfernt.
• Erweiterung der Vorgabewerte der Auswertungsfunktion um das Feld Patchlevel, die freien Felder aus dem Softwarestammdokument und die Bemerkungsfelder der optionalen Personenkreise.
• Die Software-Import Ansicht wurde um die Felder Patchlevel, 10 freie Softwarefelder und das Feld GoBS-Relevanz erweitert.
• Prozess Ergänzung bestehender Version: Wenn im Schritt Umsetzung der OPDV-Prozess gestartet wird, wird jetzt:
  • die „Profil laden“ Schaltfläche im OPDV-Vorgang angezeigt, wenn es ein entsprechendes Profil gibt
  • das Feld „Einlesen der Programminformationen aus“ mit den entsprechenden Optionen befüllt.
  • die neue Versionsnummer in den OPDV-Vorgang übernommen
• Im Prozess Softwareablösung werden jetzt bei Auswahl der Software auch die 6 Verantwortlichkeiten (inkl. Mehrfachwerte) übernommen.
• OPDV: Feld „Einlesen der Programminformationen aus“ wird geleert, wenn im Auswahldialog kein Softwaredokument oder Softwarebeschaffung ausgewählt wird.
• Feld AutorenVorgabe wurde erweitert um Rolle [Editor], dadurch greift die Rolle auch für Personen, die keinen bearbeitenden Zugriff auf den Vorgang haben.
• Aktion „Vorgang abschließen“ ist jetzt auch im Schritt Anforderung verfügbar (konfigurierbar über WF-Schritt Konfiguration)
• Ausnahmeregelungen in OPDV, Softwarebeschaffung und SoftwarebeschaffungPLUS: Die Felder bei „Folgende Schritte können entfallen“ werden mit den Default-Werten überschrieben, wenn das Feld „Umfang und Intensität der QS-Maßnahmen“ auf „Maßnahmen können nicht reduziert werden“ gestellt wird.
• Bei Nichtmitwirkung der Schritte IT-Sicherheit und Notfallplanung werden die konfigurierbaren Pflichtfelder nicht mehr validiert, da sie ausgeblendet sind.
• Hide-When-Formel der Schaltfläche „neuen Vorschlag erfassen“ in Softwarebeschaffung und SoftwarebeschaffungPLUS korrigiert. Wird jetzt auch angezeigt, wenn man die Rolle [Editor] hat.
• Aktion „gewählte archivieren“ wurde aus den Software-Ansichten für produktive Anwendungen entfernt, da produktive Software ja nicht archiviert werden kann.
• OPDV: Feld „externe Programmfreigabe vorhanden“ wird jetzt auch bei der Pflichtfeldvalidierung berücksichtigt.

 

05.04.2012 – Version 4.5

• Neuer Prozess Softwareablösung

• wenn ein Programm ersatzlos aus dem Produktivbetrieb genommen werden soll
• möglicher Ablauf:
  • Anforderung
  • Vorgesetzter
  • Fachbereich (nur bei Start durch IT-Organisation)
  • Datenschutzbeauftragter
  • Informationssicherheitsbeauftragter
  • Notfallplanung (nur wenn nicht durch ISB bearbeitet)
  • Technische Verantwortung
  • Benutzerrechteverwaltung
  • Deinstallation
• fast alle Schritte sind optional, die Reihenfolge der benötigten Schritte kann frei konfiguriert werden

• Überarbeitung/Erweiterung der Risikobewertung in den Prozessen Programmeinsatzverfahren, Softwarebeschaffung PLUS und Ermittlung der Risikoklasse

• die Risikobewertung kann jetzt in 3 verschiedenen Varianten genutzt werden:
  • 1) Wie bisher: die 5 Kategorien werden bewertet. Die beschreibenden Unterpunkte können als Info-Text aufgerufen werden, über ein Bemerkungsfeld kann die vorgenommene Bewertung begründet werden.
  • 2) Neu: zusätzlich zur Bewertung der 5 Risikokategorien können die beschreibenden Unterpunkte aus der OPDV 1/2006 als Begründung ausgewählt werden
  • 3) Neu: Die beschreibenden Unterpunkte können mit den gleichen Werten wie die jeweils übergeordnete Kategorie bewertet werden (hoch, gering, nicht vorhanden).
    • Aus der Bewertung der Unterpunkte ergibt sich dann die Bewertung der Risikokategorie, die dann aber noch änderbar ist.
• Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, die Bezeichnungen der Ausprägungsgrade (Bewertungsklassen) zu konfigurieren. So kann man auch für die Kategorien 3 und 4 (laut OPDV nur vorhanden oder nicht vorhanden, als A oder C möglich) ebenfalls mit Werten wie hoch – gering – nicht vorhanden konfiguriert werden, sodass man auch hier auf ein B kommen kann.
• Welche Variante man verwenden möchte, kann über das zentrale Konfigurationsdokument eingestellt werden.
• Hinweis: diese Erweiterungen stehen zunächst nicht im Prozess Softwarebeschaffung (erweitert) zur Verfügung

• Auswertungsfunktion

• Im Softwarebereich ist eine Auswertungsfunktion enthalten – hier können Sie bestehende Vorlagen nutzen oder auch eigene Auswertungen erstellen
• Sie können selbst festlegen, welche Kriterien die gewünschten Datensätze erfüllen müssen (z.B.: Software mit Risikostufe A) und welche Informationen ausgegeben werden sollen (Softwarename, Version, Einsatzbereich, Trägersystem, Risikoklasse, usw.)
• Außerdem können Sie zwischen Ausgabeformat csv und html wählen
• Sortierungen sowie Kategorisierungen sind möglich

• Überarbeitung der Workflow-Profile: Verbesserung der Konfiguration

• Die Einstellungen zur Einbindung von Prozessschritten sind „sprechender“ und somit besser verständlich

• Einbindung von externen Bearbeitern / Beauftragten möglich

• typisches Beispiel: der zuständige Datenschutzbeauftragte sitzt beim Rechenzentrum
• das konnte zu Problemen beim Prozessablauf führen (Zugriffsrechte)
• intern wurde daher der Zugriff auf das Namens- und Adressbuch überarbeitet

• Neuer Prozess-Schritt Notfallbeauftragter / Angaben zur Notfallplanung

• Angaben zur Notfallplanung sind bisher beim Informations-Sicherheitsbeauftragten hinterlegt
• bei manchen Instituten gibt es aber einen eigenen Beauftragten für die Notfallplanung
• dieser kann künftig bei Bedarf über einen eigenen Prozessschritt eingebunden werden
• zusätzlich können die Angaben zur Notfallplanung nun auch im Schritt Anforderung angezeigt werden, um hier bereits vom Fachbereich bewertet zu werden

• Erweiterung der Angaben zu personenbezogenen Daten

• bisher war nur die Angabe möglich, ob mitarbeiter- oder kundenbezogene Daten in einer Software verarbeitet werden
• dies wird nun ausgeweitet: in einem zusätzlichen Feld kann künftig „Art und Umfang der personenbezogenen Daten“ erfasst werden
• Zusätzlich wurden die Feldbezeichnungen leicht verändert, und zwar von „enthält mitarbeiterbezogene Daten“ auf „verarbeitet mitarbeiterbezogene Daten“.

• Prozess „Ergänzung bestehender Version“ (Update-Prozess)

• Getrennte Erfassung der bisherigen und der neuen Versionsnummer
• Erstellung eines Workflow-Profils jetzt auch für den Update-Prozess möglich:
  • somit kann vorkonfiguriert werden, ob der 2. Prozessschritt („01. Prüfung“) angesteuert werden soll
  • des Weiteren passt sich die Bezeichnung in der Maske dem konfigurierten Namen des Prozessschrittes an
    • bisherige, unveränderbare Bezeichnung: „fachliche Stellungnahme erforderlich“
    • heißt nun der Prozessschritt z.B. „IT-Organisation“, weil der Fachbereich den Prozess initiiert, dann lautet die Feldbezeichnung „Stellungnahme IT-Organisation“ erforderlich.
• Umbenennung des Feldes „Kritische Änderung“ in „Kritische / wesentliche Änderung“

• Erweiterte Möglichkeiten zur Festlegung von Verantwortlichkeiten

• bisher nur möglich: Fachliche Verantwortung / Technische Verantwortung
• in der aktuellen Version:
  • Fachliche Verantwortung
  • Technische Verantwortung
  • Produktverantwortlicher
  • Anwendungseigentümer
  • Fachliche Administration
  • Technische Administration

• Erweiterung der Einbindung von externen Anwendungen zur Risikobewertung von Programmen auf Trägersystembasis (EXCEL, Access)

• bisher gibt es eine Schnittstelle zum Produkt DORIAN von der Fa. bplan solutions
• künftig gibt es zusätzlich eine Schnittstelle zum Produkt IDV-Suite von der Fa. Stromwerken (in Kooperation mit dem Informatikzentrum der Sparkassenorganisation (SIZ))

• Steuerung der Zugriffsrechte: Möglichkeit der Bearbeitung aller Prozess-Schritte über eine zentrale Rolle

• dadurch höhere Flexibilität im Prozess, z.B. bei der Nacherfassung von Dokumentationen

• Überarbeitung der Ansichten im Softwarebereich

• Ziel: übersichtlichere Darstellung der Software, bessere Suchmöglichkeiten
• die Unterscheidung „Produktiv“ und „Historisch“ innerhalb der Ansicht entfällt – dadurch kann die einfache Suchfunktion genutzt werden
• statt dessen gibt es eine eigene Ansicht, die nur die historischen Vorgängerversionen enthält und eine Ansicht, die alle Versionen enthält (Produktiv UND Historisch)
• in der Ansicht „Prozesse —> Softwarebeschaffung“ wird zusätzlich die Risikoklasse angezeigt

• Prozess Softwarebeschaffung, Anwendungsvorschlag: neue Felder:

• Betriebskosten
• Einhaltung der IT-Strategie des Instituts
• Kosten für Schulungen
• Auch diese Informationen können wichtige Kriterien für die Entscheidung einer Softwareanschaffung sein

• Prozess Ermittlung der Risikoklasse, Konfigurierbarkeit der Risikobewertung

• die Möglichkeit der frei konfigurierbaren Aufteilung der 5 Risikokategorien ist jetzt auch in diesem Prozess möglich
• somit kann auch hier entschieden werden, welche der 5 Kategorien im Schritt Anforderung und welche im Schritt Prüfung bewertet werden

• Sonstiges:

• Wird aus einem Update-Prozess heraus das Programmeinsatzverfahren gestartet, wird das Feld „Beschreibung der Änderung in dieser Version“ übernommen
• Freigabeerklärung: beim Drucken wird auf jeder Seite eine Fußzeile mit Datum und Seitenzahl sowie auf der 2. Seite nochmal der Programmname und die Version mit ausgegeben
• Neues Feld Patchlevel im Softwaredokument, wird aus Prozess „Ergänzung bestehender Version“ (Software-Update) übernommen
• Prozess Programmeinsatzverfahren: Wenn der Prozess Softwarebeschaffung deaktiviert ist, dann erscheint beim Feld „Einlesen der Programminformationen“ nicht mehr die Option „Prozess Softwarebeschaffung“
• Prozess Programmeinsatzverfahren, Auswahl eines Beschaffungsprozesses zum Einlesen der Programminformationen: Wenn der Prozess Softwarebeschaffung aktiviert ist, es aber keine genehmigten Softwareanforderungen gibt, auf deren Grundlage ein Programmeinsatzverfahren durchgeführt werden kann, erscheint jetzt eine entsprechende Hinweismeldung

• Neues Modul „Hardwarebeschaffung“

• zusätzlich zur Softwarebeschaffung kann auch eine Hardwarebeschaffung abgebildet werden
• hierbei handelt es sich um ein eigenständiges Modul, welches bei Bedarf aktiviert / deaktiviert werden kann

zurück zur Übersicht