28.05.2014 – Version 3.4

• Neuerungen
  • Abbildung von Service-Level-Agreements (SLA)
    • Für Verträge können ab sofort verschiedene SLA Parameter erfasst werden
    • Folgende Parameter sind derzeit erfassbar:
      • Servicezeiten
      • Reaktionszeit
      • Verfügbarkeit
      • Wiederanlaufzeit
      • Lösungszeit
      • Berichtslieferung
    • Diese können zusätzlich mit einer Gewichtung versehen werden, welche zukünftig in eine Auswertungsmatrix einfließen kann
    • Ein SLA-Auswertungsdokument ist ebenfalls Bestandteil der neuen Version
  • Risikobewertung für Auftragsdatenverarbeiter
    • Zur besseren Kontrolleffizienz aller Outsourcingunternehmen, welche Auftragsdaten verarbeiten, gibt es ab Version 3.4 die Möglichkeit, diese Unternehmen mit einer speziellen Risikobewertung zu überprüfen
    • Deren Ergebnis entscheidet dann, welche Maßnahmen im Einzelfall notwendig sind
    • Die jeweiligen Prüfungswerte sind in der Konfiguration anpassbar, das Bewertungsformular beinhaltet jedoch auch bereits einen komplett vorgefertigten Datensatz
  • Ergänzung der Workflow Engine um optionale parallele Schritte
    • Nutzt man parallele Workflows, so können die parallelen Schritte ab sofort mit der Option versehen werden, dass man beim Anstarten des jeweiligen parallelen Hauptschritts entscheiden kann, welche der folgenden Parallelschritte überhaupt durchlaufen werden sollen
    • So ist eine flexiblere Nutzung der parallelen Workflows möglich

• Änderungen
  • Dedizierte Entscheidung beim Ersetzen von Dokumenten, welche Begleitdokumente beibehalten und welche archiviert werden
    • In Ergänzung an die Funktion zur Entscheidung, ob Begleitdokumente beim Ersetzen beibehalten oder archiviert werden, kann diese Entscheidung ab sofort pro Dokument erfolgen und muss nicht mehr pauschal vorgenommen werden
  • Ergänzung der Standardauswertungen
    • SLAs nach Vertrag und Vertragspartner
      • Eine Auswertung der neu erfassbaren SLA Parameter
    • Periodische Wiedervorlage für Dokumente
      • Die Funktion „Wiedervorlage“ für alle Dokumenttypen außer Verträge ist nun auch periodisch einstell- und nutzbar

• Fixes
  • Performanceverbesserung bei der Bearbeitung von Dokumenten
    • Eine weitere Überarbeitung von Masken und Ansichtsauswahlformeln reduziert die Bearbeitungszeit der Dokumente

 

18.03.2014 – Version 3.3

• Neuerungen
  • Funktion Schnellzugriff
    • In der Konfiguration kann eine Funktion „Schnellzugriff“ aktiviert werden
      • So kann man Dokumente in der Ansicht „Informationen nach Kategorie“ für den Schnellzugriff markieren und dieses Flag auch wieder entfernen. Wichtig ist, dass auch übergeordnete Unter- und Hauptkategorien entsprechend markiert werden.
      • So markierte Dokumente werden dann in der Ansicht „Schnellzugriff“ angezeigt
      • Die Idee dahinter ist, die Dokumente, auf die man sehr oft zugreifen muss, in einer Ansicht zum schnellen Zugriff bereitstellen zu können.
  • Erweiterung der automatisch startenden Prozesse
    • Folgende Dokumentarten wurden  – analog zur bereits angepassten Dokumentart Revisionsbericht – um einen optional automatisch startenden Prozess ergänzt
      • Risikoanalyse
      • Beurteilungsbogen
  • Erweiterung der Tabelle „Zuständigkeiten und Pflichten“
    • Die Anzahl der erfassbaren Werte wurde erhöht auf 20 Zeilen
    • Es kann nun pro Vertrag angegeben werden, welche dieser Zeilen angezeigt werden sollen
  • Funktion für [DBAdmin] zum Ändern des Workflows nach Rückgabe an Ersteller
    • Eine nachträgliche Änderung des Workflows, nachdem dieser bereits angestartet wurde, war bislang nicht möglich.
    • Nun kann durch Rückgabe des Dokuments an den Ersteller eine Person mit Rolle [DBAdmin] den Workflow noch einmal neu einsteuern, so dass das Dokument mit diesem Workflow dann neu gestartet werden kann
  • Information an den Fachverantwortlichen per Mail geben, dass Dokumente archiviert wurden, für die diese Person verantwortlich ist
    • Wird eine E-Mail archiviert und der/die fachliche/n Verantwortliche/n ist/sind nicht im Archivierungsworkflow beteiligt, können diese/r nun per E-Mail über das Anstarten einer Archivierung informiert werden, um ggf. einschreiten zu können
  • Reiter „Datenschutzrechtliche Anforderungen“
    • Dieser kann nun in der Konfiguration auf eigene Kriterien hin angepasst werden
  • Reiter „Zusätzliche Dokumentation“ nachträglich ändern
    • Werte in den Feldern im Reiter Zusätzliche Dokumentation können ab sofort nachträglich angepasst werden, ohne das Dokument ersetzen zu müssen.
    • Änderungen werden in der Historie festgehalten.
      • Da es sich bei den Feldern um Richtext-Felder handelt, ist die Historie auf den darin enthaltenen Text beschränkt
  • Servicegespräch vorab dem Dienstleister zur Verfügung stellen
    • Ab sofort kann der Inhalt eines Servicegesprächs aus der Maske heraus an eine beliebige E-Mail Adresse versendet werden
    • Somit gibt es die Möglichkeit, seinen Gesprächspartner schon vorab mit den gewünschten Themen/Punkten für das Gespräch informieren zu können, so dass er sich entsprechend vorbereiten kann
  • Veröffentlichungsmail an Leseberechtigte pro Dokumenttyp
    • Ab sofort ist es möglich, pro Dokumenttyp zu bestimmen, ob eine Veröffentlichungs-E-Mail versendet werden soll oder nicht
    • Weiterhin kann dann im Folgenden bestimmt werden, wie diese Veröffentlichungs-E-Mail inhaltlich aufgebaut ist
      • Somit gibt es eine Alternative zur pauschalen Vorgabe dieses Textes

• Änderungen
  • Erweiterung der Auswahl der Vorlagen im Workflowschritt um Maske Standard
    • Bei der Erstellung eines Workflows vom Typ Advanced kann nun auch die Maske „Standard“ als Maske im Feld Vorlagenauswahl gewählt werden
  • Ergänzung der Standardauswertungen
    • „Resümee Dokument“ auf Basis der Beurteilungsbogen
      • Sämtliche relevanten Ergebnisse der einzelnen Beurteilungsbögen eines Zeitraums können so zusammengefasst werden
    • Integration eines jährlichen Statusberichts (bspw. für den Vorstand) auf Basis der Ergebnisse der Risikoanalysen
      • Sämtliche relevanten Ergebnisse der Risikoanalysen können  so zusammengefasst werden

• Fixes
  • Korrektur der Eskalationseinstellungen
    • Anpassung der Eskalationsoptionen bei individueller Eskalation in einem Vertragsdokument
  • Anpassungen in der Funktion FI-Rechnungsbuch
    • Korrektur der Eindeutigkeit der Vertragsnummer
    • Korrektur bei der Erfassung von Daten in Bezug auf die Editiermöglichkeit
  • Anpassung der Clusterlauffähigkeit von Agenten
    • Behebung eines Fehlers beim Failover auf einen Clusterpartner

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