18.10.16 – Version 4.0 Build 1.0

Folgende Neuerungen und Änderungen wurden in der neuen Version 4.0 umgesetzt:

Neuerungen

• Neuer Bereich Vertragsverwaltung
  • Dieser ist erst nach der Vertragsmigration sichtbar.
  • Einzelheiten zu diesem Punkt können Sie in der Hilfe unter Punkt 2.5 „Bereich Vertragsverwaltung“ finden
• Import/Export von Auswertungsdokumenten
• Neue Auswertung „Alle Verträge mit Weiterverlagerung“
• Im Konfigurationsdokument kann eingestellt werden, ob beim Ersetzen bzw. Kopieren eines Dokuments die Historie in das neue Dokument mit übernommen werden soll (analog der Funktion in der Anwendung bit-Benutzerverwaltung)
• Eine Weiterverlagerung kann nun auch direkt zu einem Rahmenvertrag erstellt werden.
• Neuer Vorgabewert „Verträge – Vertragsart“
  • Die Ausgabe der Vertragsart bei Verträgen wird nun mit der Berücksichtigung eigener Bezeichnung aus dem Konfigurationsdokument ermöglicht.
• Vertragsdokument: Übernahme der im Reiter „Prozesseinteilung“ hinterlegten Werte bei der Funktion „Dokument ersetzen“
• Vertragsdokument: Die Konfiguration der Felder unter „Zusätzliche Dokumentation“ wird nun auch in bereits bestehende Dokumente übernommen.
• Die Aktion „Neuer Vertragspartner“ kann nun auch aus der Weiterverlagerung aufgerufen werden.

Änderungen

• Die Logging-Ansichten wurden angepasst (analog zu anderen bit-Anwendungen)
• Im Vertragspartnerdokument wurden die Felder für Vorname und Name der Ansprechpartner in der Position getauscht.
  • Dies wurde ebenfalls in der Ansicht entsprechend abgeändert.
• Anpassung des Auswahldialoges bei Weiterleitung zur Parallelverarbeitung
  • Die Schritte werden nun ausgewählt und nicht mehr abgewählt.
• Anpassung der Importkonfiguration: Allgemeine Importeinstellungen werden in neu erstellten Datenbanken sichtbar.
  • Bei ausgeschalteter Funktionalität „Vertragsverwaltung“ sind die Reiter „Verträge“ und „Leistungsscheine“ nicht ganz ausgeblendet.
• Verbesserung der Auswertungsvorlage „SLAs nach Vertrag und Vertragspartner“
  • Einzelne SLA-Parameter werden separat ausgegeben
• Überarbeitung der Funktion „Mailversand an zuständige Person“
• Bei Durchführung der Funktion „Vertrag ersetzen“ wird der Inhalt des ersten frei konfigurierbaren Feldes übernommen.
• Visualisierung der Pflichtfelder bei der Aktion „Nacherfassung der Compliance – rechtlichen Anforderungen“
• Vertragspartnerdokumente können nun alleine mit der Rolle [DBAdmin] bearbeitet werden.
  • Zuvor benötigte man zusätzlich die Rolle [Ersteller] oder [Bearbeiter].
• Ansichten unter „Alle Verträge“ sind nun alleine mit der Rolle [DBAdmin] sichtbar.
  • Zuvor benötigte man zusätzlich die Rollen [DLSteuerung] und [AllgVertrag].

23.09.16 – Version 3.9 Build 1.1

Neuerungen und Änderungen:

1. Vertragsdokument: Zuständigkeiten und Pflichten -> Überarbeitung der Funktion ‚Mailversand an zuständige Person‘
2. Vertragsdokument: Bei Durchführung der Funktion „Vertrag ersetzen“ wird der Inhalt des ersten frei konfigurierbaren Feldes übernommen.
3. Die Konfiguration der Felder unter zusätzliche Dokumentation wird nun auch in bereits bestehende Vertragsdokumente übernommen.
4. Die Aktion „Neuer Vertragspartner“ kann nun auch aus der Weiterverlagerung aufgerufen werden.
5. Importkonfiguration: Allgemeine Importeinstellungen werden in neu erstellten Datenbanken sichtbar
6. Vertragspartnerdokumente können nun alleine mit der Rolle [DBAdmin] bearbeitet werden
   Zuvor benötigte man zusätzlich die Rolle [Ersteller] oder [Bearbeiter].
7. Ansichten „Alle Verträge“ in der Vertragsverwaltung: Die Ansichten sind nun alleine mit der Rolle [DBAdmin] sichtbar
   Zuvor benötigte man zusätzlich die Rollen [DLSteuerung] und [AllgVertrag]
8. Verbesserung der Auswertungsvorlage ‚SLAs nach Vertrag und Vertragspartner‘.
   Einzelne SLA-Parameter werden separat ausgegeben.
9. Übernahme der im Reiter ‚Prozesseinteilung‘ hinterlegten Werte bei der Funktion ‚Vertrag ersetzen‘

11.07.16 – Version 3.9 Build 1.0

Neuerungen und Änderungen:

1. Neue Rollen in der ACL (Zugriffskontrollliste) der Anwendung MaGIC einstellbar:
   • Rolle „Revision“
   • Rolle „Vorstand“
2. Agentenverwaltung analog Look & Feel der anderen bit-Anwendungen
3. Positionierung der Funktion „Auswertungen“ in der Startansicht unterhalb der Vertragsverwaltung
4. Optimierung des Update-Prozesses
5. Netto/Brutto Kosten bei Leistungsscheinen und Verträgen

31.05.16 – Version 3.8 Build 1.0

Neuerungen und Änderungen:

1. Freigabeperson für den Beurteilungsbogen analog zur Risikoanalyse
2. Startpunkt der Wiedervorlage ist nun frei konfigurierbar in den einzelnen Dokumenten in dem Reiter „Einstellungen“
3. Begleitdokumente können nun mit ihren Inhalten kopiert werden. Dies gilt für folgende Dokumententypen
   • Servicegespräch
   • Revisionsbericht
   • Risikobeurteilung der Auftragsdatenverarbeitung
4. Die Import-Funktion wurde analog der Anwendung bit-Benutzerverwaltung angepasst
5. Überarbeitung des Designs der Datenbank gemäß Entwicklerrichtlinien (Vereinheitlichung der Oberfläche für den Endanwender – Stichwort Usability)
6. Periodischer Export ins Rechnungsbuch
7. Dokumententyp „Servicegespräch“, Verbesserung der Mail „Versand an Dienstleister“
8. Reitereinstellungen bei Vertragsdokumenten werden abgespeichert
9. Neue Teilansicht in der Ansicht „Vertragsverwaltung“
10. Begleitdokument „Weiterverlagerung“
    • Es besteht nun die Möglichkeit, mehrere Weiterverlagerungen für einen Vertrag bzw. Leistungsschein zu erfassen und zuzuordnen
11. Im Konfigurationsdokument wurde bei der Hinterlegung einer(s) zentrale(n) Auslagerungsverantwortliche(n) eine weitere Einstellung vorgenommen
12. Dokumententyp „Leistungsschein“ wurde erweitert und angepasst
13. Workflow Engine wurde um neue Funktionen erweitert
14. Maskenassistent
15. Auswertungsfunktion
16. Ansicht „Schnellzugriff“ umbenannt in „WEB-Ansichten“, die Ansicht wurde wie folgt erweitert
17. Protokollierung der Feldänderungen beim Speichern des Konfigurationsdokumentes
18. Nur Benutzer mit dem Zugriffstyp ‚Editor‘ und höher sollen Aktionen mit Dokumentenänderungen ausführen dürfen

18.03.16 – Version 3.7 Build 1.2

Änderungen

• Die im Bereich „Betriebswirtschaftliche Kennziffern“ definierte ‚KORE-Dienstleisternummer‘ wird beim Export für FI-Rechnungsbuch mit vorangestellten Nullen auf 10-stellig aufgefüllt.
• Die Auswertungsvorlage „Alle Verträge“ wurde um die Angaben zur Compliance-Relevanz ergänzt

02.03.16 – Version 3.7 Build 1.1

Neuerungen

• In der Konfigurationseinstellung „Ersetzen von Dokumenten“ ist eine weitere Auswahl möglich.
• Es besteht die Möglichkeit zu entscheiden, auf welches Dokument der Doklink zugreifen soll, wenn ursprüngliches Dokument ersetzt wurde.
• Folgende Einstellungen können konfiguriert werden:
  • Ja, immer weiterleiten auf das aktuellste Dokument
  • Auswahl im Vorgang, falls ein aktuelleres Dokument existiert
  • Nein, immer das ursprüngliche Dokument anzeigen.

Änderungen

• Die Erfassung von der Vertragskündigung, aus dem Dokument heraus, über den Button „Vertragskündigung erfassen“, wurde optimiert
• Beim Ersetzen von Verträgen werden nun auch die erweiterten Kündigungskonditionen übernommen.

16.02.16 – Version 3.7 Build 1.0

Neuerungen:

1. Übernahme der kompletten Inhalte der Begleitdokumente bei der Ersetzung ist nun möglich

• Option „Dokumenteninhalt beim Ersetzen übernehmen“ ist neu für folgende Begleitdokumente:
• Beurteilungsbogen
• Risikoanalyse
• Revisionsbericht
• Risikobeurteilung der Auftragsdatenverarbeitung
• Leistungsschein
• Weiterverlagerung
• Die Aktivierung erfolgt im Konfigurationsdokument für jeden betroffenen Begleitdokumententyp – Umsetzung analog der Option „Dokumenteninhalt beim Ersetzen übernehmen“ für das Dokument „Servicegespräch“

2. Dokument „Rahmenvertrag“

• Separates Vertragsdokument mit der Möglichkeit, die Leistungsscheine hierzu zu erfassen
• Darf nur als neues Dokument in der Kategorie erstellt werden

3. Begleitdokument „Leistungsschein“

• Ein Begleitdokument, das nur zum Rahmenvertrag erstellt werden kann

4. Begleitdokument „Weiterverlagerung“

• Ein Begleitdokument, das nur zum Vertrag erstellt werden kann
• Wird das Weiterverlagerungsdokument erstellt, ändert sich der Wert des Feldes „Weiterverlagerung“ in dem Reiter „Stammdaten“ des Vertragsdokumentes auf „Ja“

5. Importmöglichkeit für Leistungsscheine

• Import erst nach der fehlerfreien Validierung der Importdatei
• Import aus Textdateien oder Excel-Dateien (.csv, .txt, .xls oder .xlsx)
• Statische oder dynamische Festlegung der ausgewähltes Importdatei
• Statische oder dynamische Festlegung des ausgewählten Rahmenvertrages für Import
• Kennzeichnung der Pflichtfelder für Import
• Die Pflichtfelder sind in der Konfiguration immer ausgewählt
• Auswahl der Trennzeichen bei mehrfachen Werten ist nur für entsprechende Felder sichtbar

6. Abbildung der gesetzlichen Mehrwertsteuer und Vorsteuerabzüge in Vertragsdokumenten

• Es ist möglich, unterschiedliche Steuersätze in dem Reiter „Kosten“ des Vertrages zu erfassen
• Zudem ist möglich, die Höhe des Vorsteuerabzuges zu hinterlegen

7. Hinterlegung eines zentralen Auslagerungsverantwortlichen im Konfigurationsdokument und Möglichkeit des Mailversands an diese Person(en) bei

• Kündigung bei unbefristeten Verträgen
• Ablauferinnerung bei befristeten Verträgen

8. Im Bereich „Archiv“ wurde eine neue Ansicht „nach Schlüsselwort“ hinzugefügt.
9. Im Reiter Compliance wurde ein neuer Punkt „4. Relevanz in Bezug auf Wertpapierhandelsgesetz (WPHG)“ hinzugefügt.
10. Bei jeder Änderung in den Konfigurationseinstellungen wird nun eine Kopie des zentralen Konfigurationsdokumentes im Archiv abgelegt. In der Historie des archivierten Konfigurationsdokuments wird die Änderungszeit und der Benutzer protokolliert
11. Das Konfigurationsdokument für den Import hat eine Aktion bekommen, die ermöglicht, Spaltennummern für Importdatei immer aus Standard zurückzusetzen.
12. Jeder Empfänger der Infomail bei Veröffentlichung wird nun in der Historie des Dokumentes festgehalten.

13. Die Hilfe-Dokumente wurden überarbeitet und ergänzt. Hier finden Sie nun eine Beschreibung:

• Zentrales Konfigurationsdokument
• Anwendungsdokumentation
• Erläuterung bei der Erfassung bzw. Änderung von neuen Prozessen

Änderungen:

1. Spalte „Kostenstelle“ in die Ansichten der Vertragsverwaltung aufgenommen

2. Bei der Ausführung der Aktion „Dokument neu erstellen“ im Bereich „Archiv“ wird zwangsläufig ein Kommentar angefordert, der dann in die Historie des Dokumentes eingetragen wird.

3. Die Funktion „Client Information System“ wurde aus der Datenbank entfernt.

4. Die Anwendung des Feldes „Anzeigepflicht“ im Reiter Stammdaten des Vertragsdokumentes ist nun konfigurierbar.

5. Nutzung des Feldes „Altfall Kennzeichen nach MaRisk“ im Reiter Stammdaten des Vertragsdokumentes ist nun konfigurierbar.

6. Nachträgliche Änderung des Feldes „Vertragstyp“ in dem Reiter Stammdaten des Vertragsdokumentes, ohne das Dokument zu ersetzen, ist nun möglich.

7. Das Feld „Referenznummer“ wird nun erst nach der Veröffentlichung eingeblendet

8. Verbesserung des Imports von Vertragsdokumenten

• Erscheinung des Buttons „Neues SLA-Dokument“ bei importierten Verträgen gewährleistet
• Import der Verträge erst nach der fehlerfreier Validierung der Importdatei
• Import aus Excel-Dateien (.xls oder .xlsx)
• Statische oder dynamische Festlegung der ausgewählten Importdatei
• Statische oder dynamische Festlegung der ausgewählten Zielkategorie für Import
• Kennzeichnung der Pflichtfelder für Import
• Die Pflichtfelder sind in der Konfiguration immer ausgewählt
• Auswahl der Trennzeichen bei mehrfachen Werten ist nur für entsprechende Felder sichtbar

9. Im Reiter „Betriebswirtschaftliche Kennziffern“ des Vertragsdokumentes wurden folgende Änderungen vorgenommen:

• Felder „IBAN“ und „BIC“ sind nun immer sichtbar und sind Pflichtfelder
• Felder „BLZ“ und „Kontonummer“ sind nun immer sichtbar aber sind keine Pflichtfelder
• Wenn ein Vertrag mit ausgefülltem Reiter „Betriebswirtschaftliche Kennziffern“ ersetzt wird, werden folgende Werte bei der Änderung in die Reiter automatisch übertragen
• Vertragsnummer aus Vertragsnummer
• Vertragsbeschreibung aus Beschreibung der Auslagerung/des Vertrages
• Vertragspartner aus Auslagerungsunternehmen/Vertragsunternehmen
• Vertragsbeginn aus Vertragsbeginn
• Vertragsende aus Vertragsende am
• OE Bezeichnung der verantwortlichen OE aus Verantwortliche Fachabteilung
• Name des verantwortlichen Mitarbeiters aus dem Feld Fachlich Verantwortliche
• Zahlungsbetrag aus Kosten pro Abrechnungszeitraum Brutto
• Die Änderung des Feldes „Vertragsende“ bei der Angabe, ob der Vertrag befristet ist
  • Bei Wert „Ja“ wird das Vertragsendedatum aus dem Reiter „Kosten“ übernommen
  • Bei Wert „Nein“ wird das Datum „31.12.2199“ gesetzt
• Aufbau der XML-Datei für Import in das „FI-Rechnungsbuch“ wurde angepasst
• Ausgabe des Prüfers wird nun auf der Zahlungsebene erfolgen
• Angaben zur Prüfungsart wurden auf Z1, Z2 und AB begrenzt

10. Der Name einer Kategorie kann nun in diversen Kategorien vergeben werden. In der Version 3.6 konnte der Name nur einmalig vergeben werden.

11. Beim Ersetzen eines Vertrages mit vorhandenen Service Level Agreements (SLAs), werden diese SLAs sofort von neuem Vertrag zugeordnet.

12. Änderung der Voreinstellung der Funktion „Erweiterte Regeln für Veröffentlichungsmails aktivieren“ mit der Einstellung „Mailversand nur für bestimmte Dokumenttypen“ geändert.

13. Funktionalität „Dokument ersetzen“

• In der Historie des neuen Dokumentes wird dokumentiert, dass es sich hierbei um eine Kopie handelt. Der Inhalt des Eintrages in der Historie beinhaltet
• Name des alten Dokumentes
• Datum/Uhrzeit
• ausführende Person
• Die zentral verwalteten Schlüsselwörter werden nun auch in neuem Dokument übernommen

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