07.08.15 – Version 4.3

• Neue Personen können nun über eine CSV-Datei importiert werden. Importierte Personendokumente können anschließend über die Ansichtsaktion „Berechnen>Erweitert“ mit einer Vorlage und allen Feldern berechnet werden.
• Beim Löschen von Personen kann die Maildatenbank nun optional archiviert werden. Archivserver und Archivpfad können in der Personenvorlage festgelegt werden.
  Beim Löschen von Personen kann die Person nun optional auch komplett aus bit-Saphir entfernt werden (Personendokument und Archivdaten).
• Mit dem neuen Prozess „Deaktivieren“ kann eine Person für einen vorübergehenden Zeitraum deaktiviert werden. Dabei wird das Personendokument aus dem Adressbuch entfernt und die Person optional in eine Gruppe-ohne-Zugriff aufgenommen.
• Mit dem neuen Prozess „Wiederherstellen“ können deaktivierte als auch gelöschte Personen wiederhergestellt werden. Dabei wird das Personendokument im Adressbuch wiederhergestellt, die Person aus allen Gruppen-ohne-Zugriff entfernt und eine ggf. archivierte Maildatenbank zurückgesichert.
• Es wurde ein Workflowverfahren für das Einstellen, Genehmigen und Ausführen von Prozessen implementiert:
  • Für jeden Prozess (Registrierung, Umbenennung, Verlängerung, etc.) kann das Workflowverfahren in den Einstellungen separat aktiviert werden.
    Hinweis: Der Workflow kann nur bei der serverbasierten Ausführung von Prozessen verwendet werden.
  • Eine neue Benutzergruppe „Erfasser“ mit der neuen Rolle [Erfasser] wurde hinzugefügt, welche unter Konfiguration/Datenbanken/Zugriffe gepflegt werden kann.
  • Die bisherige Benutzergruppe „Prozesse“ erhält nun die neue Rolle [Prozesse], weshalb die Zugriffe noch einmal neu übertragen werden müssen.
  • Erfasser können neue Prozesse anlegen und zur Genehmigung weiterleiten, wenn für den jeweiligen Prozess das Workflowverfahren aktiviert wurde. Weiterhin können Erfasser neue Personen erstellen, importieren und berechnen.
  • Benutzer mit der Rolle [DBAdmin] oder [Prozesse] können weiterhin Prozesse anlegen und weiterleiten. Zusätzlich können weitergeleitete Prozesse genehmigt und ausgeführt werden.
  • Die Prozess-Ansichten kategorisieren Prozesse nun nach dem aktuellen Workflowstatus (Entwurf, Zur Genehmigung, Aktiv, Fehler, Abgeschlossen, Abgelehnt) und zeigen zusätzlich die letzte Workflow-Aktivität (Benutzer, Datum) und weitere Details zum Prozess an.
  • Der Workflow kann für einzelne Prozesse direkt im Prozessdialog oder auch für mehrere Prozesse über neue Ansichtsaktionen in der Ansicht „Offene Prozesse“ gesteuert werden.
  • Prozesse können über die Ansichtsaktion auch abgelehnt werden. Hier muss eine Begründung angegeben werden.
  • In den Workflow-Einstellungen können Benutzer festgelegt werden, die bei der Weiterleitung neuer Prozesse informiert werden. Dazu gibt es die neue Mailvorlage „Workflow: Weiterleitung“.
  • In den Workflow-Einstellungen kann festgelegt werden, ob der Erfasser nach Genehmigung oder Ablehnung ebenfalls per Mail informiert wird. Entsprechend dazu können die Mailvorlagen „Workflow: Genehmigung“ und „Workflow: Ablehnung“ genutzt werden.
  • In den Mailvorlagen können die Felder „Anzahl der Prozesse“, „Prozesstyp“ und „Begründung“ verwendet werden.
  • In den Prozess-Ansichten kann das Personendokument eines Prozesses nun über die Ansichtsaktion „Person anzeigen“ geöffnet werden.
• Unter Einstellungen/Kennwörter kann neben der Kennwortlänge für die Zufallskennwörter nun optional auch die Mindestanzahl von Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen hinterlegt werden, damit die zufälligen Kennwörter ggf. vorhandenen Richtlinien für Kennwörter entsprechen
• Unter Einstellungen/Web-Access gibt es die neue Option „Internetkennwörter bei Registrierung generieren“, womit für neue registrierte Personen automatisch auch das Internetkennwort generiert wird.
• Unter Einstellungen/Prozesse kann nun die Bezeichnung für ein „Benutzerdefiniertes Feld im Personendokument“ hinterlegt werden. Dieses Feld wird dann mit der angegebenen Bezeichnung im Personendokument angezeigt und kann dort insbesondere bei der Erstellung von neuen Personen gepflegt werden. In der Personenvorlage kann das Feld bei der Berechnung von anderen Feldern verwendet werden.
• Unter Einstellungen/Prozesse „Neuberechnung von Feldern bei Umbenennung/Zertifiziererwechsel“ können Felder hinterlegt werden, die bei einer Namensänderung automatisch über die Personenvorlage neu berechnet und im Personendokument in bit-Saphir als auch im Adressbuch aktualisiert werden. Die Felder „Kurzname“ und „Internetadresse“ können weiterhin auch direkt im Prozessdialog für die Neuberechnung aktiviert werden, allerdings kann der Vorgabewert dieser Felder bereits hierüber bestimmt werden.
• Nach erfolgreicher Einlagerung der ID-Datei erscheint nun eine Erfolgsmeldung.
  In der Ansicht „Archiv nach Datum“ in den Archiv-Datenbanken wird jedes Datum jetzt nur noch einmal angezeigt.
• Es können nur noch Personen registriert werden, wenn auch tatsächlich eine Personenvorlage zugeordnet ist.
• Die Versionsnummer wird nun in Protokolldokumenten der bit-Saphir Log-Datenbank angezeigt.
  Auch nicht erfolgreiche Zugriffe auf IDs oder Kennwörter in den Archiven, wenn beispielsweise kein Geheimschlüssel vorhanden ist, werden nun protokolliert.
• In der bit-Saphir Log-Datenbank wurden die neuen Ansichten „Log nach Aktion/Autor“ und „Log nach Autor/Aktion“ hinzugefügt.
• In den Archiv-Datenbanken wurde neben der einfachen Archiv-Ansicht mit allen Personen eine neue Ansicht „Archiv – Registrierte Personen“ mit nur im Notes-System vorhandenen Personen, ohne gelöschte/deaktivierte Personen hinzugefügt.
• Unter Einstellungen/Allgemein gibt es nun die neue Option „Angabe der Begründung bei Zugriff auf ID/Kennwort erforderlich“, worüber das Ablegen einer ID-Datei aus dem ID-Archiv oder das Einsehen eines Kennworts über das PW-Archiv vom Benutzer begründet werden muss. Diese Begründung wird mit dem Zugriff protokolliert.
• In der Personenvorlage kann nun auch das Feld Abteilung berechnet werden.
• In den Ansichten „Registrierte Personen“ und „Alle Personen“ wird nun auch die zugeordnete Personenvorlage angezeigt.
• In den Archiv-Datenbanken gibt es nun die Möglichkeit alle Archivdokumente zu entschlüsseln und nochmal zu verschlüsseln, beispielsweise bei Änderung des Geheimschlüssels, zu finden unter dem Menüpunkt Aktionen „Administration/Verschlüsselung entfernen“ und „Administration/Verschlüsselung hinzufügen“.
• In der Ansicht „Web-Access/Personen“ werden über die Hilfe-Aktion „Symbole“ nun die Bedeutungen der Web-Access-Symbole angezeigt.

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