15.11.2013 – Version 4.6.1

• Erweiterung des Prozesses Update ohne wesentliche Änderungen (Ergänzung bestehender Version)
  • Anzeige der Risikobewertung und Schutzbedarfsfeststellung
  • Anwender muss explizit bestätigen, dass das Update keine Auswirkungen auf Schutzbedarf und Risikoeinschätzung hat
  • Bei wesentlichen Änderungen kann man dann unmittelbar verzweigen in den PEV, Update-Prozess wird automatisch abgeschlossen

• Neues Feld Vorgesetzter Fachabteilung  (Umsetzung Kundenanforderung)

• Überarbeitung der Funktion Softwareimport (Beschluss vom Anwendertreffen)
  • Import über Dateityp wk3/wk4 nicht mehr erforderlich
  • Import einfach als csv oder EXCEL-Datei
  • Nicht nur einmaliger Import, sondern auch laufende Aktualisierungen des Bestandes möglich

• Protokollierung der Feldänderungen im Prozess (Beschluss vom Anwendertreffen)
  • Bisher wurden Änderungen von Feldwerten nur im Softwarestammdokument protokolliert, jetzt auch in den Prozessen

• Workflow-Konfiguration: Überarbeitung Eskalation
  • Verbesserte Usability bei der Konfiguration durch neue Anordnung der Einstellungen
  • Eskalation jetzt auch im Schritt Anforderung möglich

• Infomail bei Abschluss des Vorgangs (Umsetzung Kundenanforderung)
  • Wird ein Vorgang abgeschlossen, kann jetzt automatisch ein Infomail an alle am Prozess beteiligten Personen gesendet werden

• Funktion „Werte übertragen“
  • Beim Übertragen von Eskalationsstufen auf andere Schritte werden ggf. bereits vorhandene Schritte überschrieben

• Funktion „Auswahl im Vorgang“ beim Weiterleiten (Beschluss vom Anwendertreffen)
  • Bisher musste der nächste Bearbeiter über eine zusätzliche Dialogmaske ausgewählt werden, hier waren mehrere Klicks erforderlich
  • Jetzt kann direkt aus dem Namens- und Adressbuch ausgewählt werden, somit Verbesserung der Usability
  • Umsetzung einer Anforderung aus Kundenworkshop!

• Logging-Funktion
  • Verschiedene Ereignisse, wie z.B. der Eskalations-Agent, Update-Funktion oder Import werden jetzt protokolliert

• Eingabe einer Begründung bei Rückgabe eines Vorgangs im Prozess (Beschluss vom Anwendertreffen)
  • Bisher war die Länge der Begründung begrenzt – dies wurde jetzt umgestellt, sodass wesentlich mehr Zeichen möglich sind

• Aktion Rückmeldung an Bearbeiter
  • Der Vorgang schließt sich jetzt automatisch bei Ausführung dieser Aktion

• Erweiterung Feld Entwickler im PEV und Softwaredokument um Mehrfachwerte.
  • Außerdem werden bereits ausgewählte Namen im Auswahlfenster mit angezeigt.

• Bugfix: Workflow-Konfiguration, Mailversand an zusätzlichen Bearbeiter
  • In der Parallelbearbeitung war die Mailkonfiguration nicht vorhanden, Problem wurde behoben

• Bugfix: Import/Export der Workflow-Konfiguration
  • Behebung eines Problems mit parallelen Prozessschritten und Eskalationsstufen

 

28.03.2013  – Version 4.6
01. TIPP!! – Integration des Verfahrensregisters gem. §4e und 4d BDSG

Seit der Version 4.6 ist das Verfahrensverzeichnis gemäß Bundesdatenschutzgesetz voll in bit-SoftwareLifecycle integriert. Somit kann die Meldepflicht gem. §4d BDSG für automatisierte Verfahren, die personenbezogene Daten verarbeiten, erfüllt werden. Grundlage für die zu erfassenden Daten ist hierbei der §4e BDSG, der den Inhalt der Meldepflicht beschreibt.

02. TIPP!! – Neues Feld Programmart in allen Prozessen

Eine zentrale Information bei der Softwarebeschaffung bzw. im Programmeinsatzverfahren ist die Art der Software, um die es geht:
• FI-Anwendung
• Eigenentwicklung
• Anwendung auf Basis Trägersystem EXCEL
• Fremdsoftware
• Web-Anwendung
• Anwendung eines Kooperationspartners
• usw.

Die Ausgestaltung des Programmeinsatzverfahrens kann abhängig von dieser Programmart variieren.
Bisher gab es verschiedene Felder in bit-SoftwareLifecycle, in denen diese Information gepflegt werden konnte (Eigenentwicklung, Coding/Trägersystem, Kategorie, usw.)

Mit der Version 4.6 gibt es nun gemäß dem Beschluss des Kundenworkshops 2012 ein zentrales Feld Programmart.
Der Vorteil ist die bessere Auswertbarkeit sowie die Möglichkeit, über die Workflow-Profile Abhängigkeiten an dieses Feld zu knüpfen.

03. Programm- und Einsatzfreigabe durch mehrere Personen möglich

Bisher konnte die Programm- und Einsatzfreigabe in allen relevanten Prozessen und in der Freigabeerklärung nur durch jeweils EINE Person durchgeführt werden.
Es ist aber durchaus vorgesehen durch die OPDV 1/2006, dass diese Freigabe durch mehrere Personen erfolgen können und dies sich auch durch die Unterschriften auf der Freigabeerklärung widerspiegelt.
Somit wurde nun die entsprechende Anforderung gemäß Beschluss auf dem Kundenworkshop 2012 umgesetzt.

04. Konfigurierbarkeit von Feldern: Programm- und Einsatzfreigabe

Im Prozess Programmeinsatzverfahren OPDV 1/2006 sind in den Schritten Programm- und Einsatzfreigabe folgende Felder ab sofort konfigurierbar:
• Vorgesetzter hinzuziehen
• wurde erteilt am
• wurde erteilt von

Im Prozess Softwarebeschaffung PLUS waren diese Felder bereits konfigurierbar und werden gerne ausgeblendet, um hier übermäßigen Erfassungsaufwand zu vermeiden.

05. Konfigurierbarkeit von Feldern: Angaben zu GoBS zum Fachbereich

In den Prozessen Programmeinsatzverfahren OPDV 1/2006 und Softwarebeschaffung PLUS können die Angaben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) jetzt auch im Schritt Anforderung eingeblendet und als Pflichtfelder abgefragt werden. Somit können diese Angaben jetzt auch bereits vom Fachbereich vorgenommen werden.
Eine Anforderung aus einem Kundenworkshop wird hiermit umgesetzt.

06. Dateianhangsfeld zum Schutzbedarf jetzt auch im Softwarestammdokument

In den Prozessen Programmeinsatzverfahren OPDV 1/2006 und Softwarebeschaffung gibt es bei den Angaben zum Schutzbedarf ein Dateianhangsfeld zur Erfassung von Dokumentationen zur Schutzbedarfsfeststellung.
Dieses Feld ist jetzt auch im Softwarestammdokument verfügbar.

07. Feld ‚Beschreibung der Änderungen in dieser Version‘ erweitert: Dateianhänge möglich

In dem Feld Beschreibung der Änderungen in dieser Version konnte im Prozess Programmeinsatzverfahren OPDV 1/2006 bisher nur Text erfasst werden.
Das Feld wurde jetzt erweitert, sodass nun auch Dateien angehängt werden können, analog zum Prozess Ergänzung bestehender Version (Update-Prozess)

08. Prozess Softwareablösung: Konfiguration der Angaben zur Notfallplanung

Prozess Softwareablösung: Die Angaben zur Notfallplanung können in der Workflow-Konfiguration jetzt auch im Schritt IT-Sicherheit konfiguriert werden, falls der Prozess-Schritt Notfallplanung deaktiviert ist.
Das war bisher nicht vorgesehen, da die Angaben in der Softwareablösung nur zur Anzeige dienen und daher grundsätzlich angezeigt wurden. Jetzt ist das konfigurierbar, analog zu den anderen Prozessen.

09. Prozess ‚Ermittlung der Risikoklasse‘: Übernahme Risikobewertung

Im Prozess Ermittlung der Risikoklasse werden nun auch Risikobewertung und Schutzbedarfsfeststellung aus vorherigen Bewertungen übernommen. Das war bisher nicht vorgesehen.
Da der Prozess aber verstärkt für die jährliche Überprüfung Schutzbedarf und Risikoeinstufung genutzt wird, wurde das jetzt erweitert.

10. Prozess Ergänzung bestehender Version (Update-Prozess): Validierung Software-Auswahl

Bisher konnte man den Update-Prozess auch ausführen, ohne über die entsprechende Schaltfläche eine Software auszuwählen, für die ein Update erfasst werden soll. Das konnte in der Folge zu Problemen führen.
Jetzt gibt es eine entsprechende Validierung, sodass man zwingend über die entsprechende Schaltfläche eine Software für das Update auswählen muss.

11. Prozess Softwarebeschaffung: Feld ‚Titel‘ umbenannt in ‚Bezeichnung der Anforderung‘

In Prozess Softwarebeschaffung (PLUS und erweitert) wurde das Feld Titel umbenannt in Bezeichnung der Anforderung.
Grund hier für waren häufige Fehleingaben der Anwender, die anstatt einer allgemeinen Beschreibung hier bereits eine „Wunschanwendung“ eingetragen haben.

12. Auswertungsfunktion: Erweiterung um weitere Felder

In die in bit-SoftwareLifecycle integrierte Auswertungsfunktion wurden für den Auswertungstyp Programmeinsatzverfahren weitere Felder in die Vorgabeliste aufgenommen:
• Mitarbeiter-/kundenbezogene Daten
• Art und Umfang der Personenbezogenen Daten

13. Auswertungsfunktion: Automatische Übernahme der Spaltenüberschrift

Wenn man in der Auswertungsfunktion ein Feld für die Ausgabe in der Auswertung aus der Vorgabeliste ausgewählt hat, musste man bisher die Spaltenüberschrift für diesen Wert zusätzlich manuell festlegen.
Dieser Wert wird jetzt vorbelegt mit der Bezeichnung des gewählten Feldes, die Bearbeitung wird dadurch komfortabler.

14. Kommentierung zu OPDV 1/2006: Deaktivierung möglich

In der Kommentierung OPDV 1/2006 (genaue Benennung abhängig von der Bezeichnung des Prozesses zum Programmeinsatzverfahren) können allgemeine Kommentierungen zur internen Umsetzung der OPDV 1/2006 vorgenommen werden. Ein Beispiel ist bereits in der Datenbank vorhanden.
Bisher konnte eine Kommentierung, die einmal aktiviert wurde (Status Aktuell), nicht mehr gelöscht oder deaktiviert, sondern nur durch einen neuen Eintrag ersetzt werden.
Das wurde nun geändert – eine aktivierte Kommentierung kann wieder in den Status Entwurf gesetzt und dann auch gelöscht werden (Löschrechte in der ACL vorausgesetzt).

15. Zugriffskontrolle: neue Rollen [SoftwareLeser] und [VVZ]

Rolle [SoftwareLeser]:
Es gibt die Anforderung, Mitarbeitern der Fachbereiche Zugriff auf das Softwareverzeichnis (Bereich Software) zu übertragen,
ohne dass dieser Personenkreis dort Änderungen vornehmen kann.
Auch soll es diesem Personenkreis nach wie vor nicht möglich sein, aktive Prozesse anderer Mitarbeiter zu sehen, an denen man selbst nicht mitgewirkt hat.
Mit der neuen Rolle [SoftwareLeser] kann diese Anforderung nun erfüllt werden.

Rolle [VVZ] ( = Verfahrensverzeichnis):
Die Rolle ist speziell gedacht für die / den Beauftragte(n) für den Datenschutz.
Mit dieser Rolle gelangt man in den Bereich Software und kann dort das Verfahrensverzeichnis bearbeiten.
Neben der Rolle [DBAdmin] kann man nur mit dieser Rolle [VVZ] die Einträge im Verfahrensverzeichnis bearbeiten.

16. Neue Aktion „Gewählte auf ‚Produktiv‘ setzen“

Es kann vorkommen, dass Softwareversionen versehentlich inaktiv gesetzt werden, d.h. den Status historisch erhalten.
Um in diesem Fall eine Softwareversion wieder in den Status Produktiv nehmen zu können steht im Bereich Software in der Ansicht Software >>> Vorgängerversionen (historisch) ab sofort die Aktion Gewählte auf Produktiv setzen zur Verfügung.

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